¿De qué manera la combinación de la automatización del flujo de trabajo con la gestión de políticas facilita a los empleados y a las organizaciones la obtención de claridad sobre las declaraciones y excepciones en materia de regalos y actividades de ocio?
Cuando un empleado da fe de un código de conducta o de una política de regalos y entretenimiento, puede haber muchas zonas grises y matices contextuales. ¿Cuál es el valor del regalo? ¿Procede de una organización con la que se tienen negocios o con la que se está negociando un contrato? ¿Está relacionado con un acontecimiento o una época del año concretos?
Piense que una cosa es invitar a su director de marketing a una botella de vino durante las fiestas. Que acepte una visita de una semana a los castillos de la región de Burdeos por cortesía de su agencia de publicidad es algo totalmente distinto.
Los riesgos del ocio y los regalos
Ningún aspecto de la política y el cumplimiento de las organizaciones está tan cargado de posibles resultados negativos como las prácticas de divulgación y excepción en torno a las actividades de ocio y los regalos. Si sus empleados dan o aceptan regalos inapropiados, su organización puede verse expuesta a graves repercusiones normativas o incluso penales, por no mencionar el daño potencialmente grave a la reputación de su marca.
Proporcionar una forma sencilla y cómoda para que sus ejecutivos y personal informen sobre las actividades de regalos y entretenimiento es clave no sólo para mitigar estos riesgos, sino también para cultivar una cultura sana y abierta. Además, obtendrá una solución flexible y modular de un único proveedor para gestionar todos los procesos de gestión de políticas, excepciones y divulgación.
Rectificar los problemas antes de que se agraven
La mayoría de las grandes organizaciones disponen de herramientas de gestión de políticas. Sin embargo, las soluciones convencionales de gestión de políticas y procedimientos tienden a concentrarse en la gestión, distribución y certificación de políticas. Aunque este conjunto de capacidades puede ofrecer ventajas significativas, hay procesos asociados que muchas herramientas no pueden abordar, especialmente excepciones, divulgaciones y otros asuntos en los que entran en juego el contexto, los matices y la incertidumbre. Lo ideal sería contar con un mecanismo de automatización de la gestión de políticas que A) permitiera a los empleados revelar los regalos y B) permitiera a la organización controlar cualquier posible infracción de las políticas y rectificar los problemas antes de que se agraven.
Este es exactamente el enfoque que estamos adoptando al combinar la mejor gestión de políticas con una automatización del automatización del flujo de trabajo y el seguimiento del cumplimiento. Al superponer la automatización del flujo de trabajo a nuestra solución de gestión de políticas, la divulgación, la gestión y el seguimiento de las actividades de regalos e invitaciones resultan más sencillos que nunca y, lo que es más importante, se pueden ampliar a toda la organización.
Las organizaciones que adoptan el enfoque orientado al flujo de trabajo de Mitratech para la gestión de políticas están viendo un ROI significativo a través de la automatización de procesos manuales, incluyendo el registro automatizado, y el procesamiento y resolución de excepciones y divulgaciones.
Con el tiempo, estas capacidades fomentan la transparencia en torno a la divulgación de regalos y actividades de ocio, contribuyendo a una cultura organizativa saludable de cumplimiento y ética. Considere algunas de las características y ventajas de primer nivel:
Impulse la visibilidad y el cumplimiento
Con el tiempo, estas capacidades fomentan la transparencia en torno a la divulgación de regalos y actividades de ocio, contribuyendo a una cultura organizativa saludable de cumplimiento y ética. Considere algunas de las características y ventajas de primer nivel:
- Con una visibilidad mucho mayor de la información sobre regalos y actividades de ocio en toda la organización, estará mucho mejor equipado para descubrir riesgos y rectificar problemas antes de que puedan agravarse.
- Al realizar el seguimiento de las actividades de regalos e invitaciones en un sistema central, obtendrá el grado de detalle necesario para documentar fácilmente el cumplimiento de la normativa ante los organismos reguladores y las autoridades.
- Las funciones de automatización del flujo de trabajo facilitan el envío de solicitudes a las partes interesadas de toda la organización, ya sea un gestor inmediato, el departamento jurídico, la contabilidad, la oficina del director financiero, etc.
- Los umbrales de aprobación/escalada ajustables aceleran la resolución de asuntos rutinarios y señalan las situaciones dudosas para un examen más minucioso.
- El cuadro de mandos de informes y las funciones de análisis permiten descubrir rápidamente comportamientos de alto riesgo, tendencias o empleados problemáticos.
Claramente, al introducir la automatización del flujo de trabajo en la gestión de políticas, Mitratech está proporcionando un nuevo enfoque integral para la gestión de excepciones y divulgaciones problemáticas, como la información sobre regalos e invitaciones. Pero los beneficios no terminan ahí.
La semana que viene veremos cómo la automatización del flujo de trabajo está agilizando el proceso de señalización, documentación y resolución de conflictos de intereses.
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Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz
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Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)
