Poner a todos de acuerdo

La conferencia 2014 del Grupo Nacional de Enlace Industrial (NILG) se celebró en Washington, D.C. durante la primera semana de agosto. En la conferencia, gran parte de la atención se centró en las recientes iniciativas de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de EE. UU. en relación con los veteranos, las personas con discapacidad y las indemnizaciones. La OFCCP publicó una normativa revisada para veteranos e individuos con discapacidades durante 2013, y esta normativa revisada está dando ahora sus frutos. Durante la celebración de la conferencia, la OFCCP dio a conocer una nueva herramienta propuesta para recopilar anualmente información sobre la compensación de los contratistas y subcontratistas federales. Esto puso aún más énfasis en las cuestiones relativas a la compensación.

Aunque gran parte de los debates de la conferencia giraron en torno a la normativa revisada y al planteamiento de la OFCCP en materia de retribución, también hubo sesiones sobre otras cuestiones de interés para los contratistas y subcontratistas federales. Uno de los temas que recibió cierta atención fue la contratación. Como señalaron varios ponentes, la OFCCP cobra casi todas sus indemnizaciones económicas tras constatar una discriminación en el proceso de contratación. Por ejemplo, en un reciente acuerdo alcanzado en junio de 2014 a raíz de una revisión de cumplimiento de la OFCCP, una empresa pagó un millón de dólares a un grupo de solicitantes afroamericanos que no fueron contratados para puestos de producción de nivel básico. Hay muy pocos remedios financieros después de las revisiones de la OFCCP asociados con la compensación o cualquier otra cosa que no sea la contratación.

¿Qué áreas reciben demasiada atención por parte de los contratistas y subcontratistas federales?

En mi artículo más reciente para The OFCCP Digest, sugerí que los contratistas y subcontratistas federales deben centrarse en cuestiones en las que puede haber ramificaciones duraderas y significativas. Fue interesante escuchar este pensamiento en una serie de presentaciones en la conferencia de NILG. Cuando presenté en la conferencia, señalé que lo siguiente puede estar recibiendo demasiada atención de los contratistas y subcontratistas, quitando tiempo a cuestiones que tienen mayor importancia.

• Objetivos de colocación - Los contratistas y subcontratistas federales están obligados a establecer objetivos de colocación en sus planes de acción afirmativa (AAP) para minorías y mujeres. Algunas empresas se basan en estos objetivos de colocación para impulsar sus esfuerzos de acción afirmativa y diversidad, especialmente cuando se trata de realizar esfuerzos de divulgación para encontrar candidatos. Sin embargo, los objetivos de colocación pueden ser el resultado de muchos factores, como la falta de vacantes en los grupos de trabajo con objetivos, la falta de promoción de los empleados a los grupos de trabajo con objetivos, la falta de retención de las minorías y las mujeres en los grupos de trabajo con objetivos, y la escasez de datos censales sobre el número o los porcentajes reales de minorías y mujeres disponibles para determinados puestos.
• Cuestiones relativas a los veter anos y las personas con discapacidad - A lo largo de los últimos cinco años, la OFCCP ha preguntado sistemáticamente sobre los esfuerzos que realizan las empresas para reclutar y contratar a veteranos y personas con discapacidad. El interés de la agencia en estos dos grupos culminó en la normativa revisada que se publicó en 2013. Sin embargo, la agencia rara vez encuentra algún tipo de discriminación que implique a estos dos grupos durante las revisiones de cumplimiento. En la actualidad, la mayoría de las citaciones que aparecen en los acuerdos de conciliación en relación con estos dos grupos implican la falta de listar las vacantes con las oficinas locales del sistema de prestación de servicios de empleo, o la falta de hacer un alcance suficiente. El remedio para estas situaciones consiste en inscribir todas las vacantes futuras y realizar una labor de divulgación adicional. Aunque esto puede crear más trabajo para las empresas, este tipo de acciones no son comparables a los acuerdos de pagos atrasados derivados de situaciones de no contratación.
• Compensación - No hay duda de que la compensación es una prioridad importante para la OFCCP. Tampoco hay duda de que la OFCCP ha invertido mucho tiempo y recursos en esta cuestión sin encontrar realmente una discriminación salarial extensa entre los contratistas y subcontratistas federales. El número de dólares derivados de las revisiones de cumplimiento de la OFCCP que se ha concedido a los empleados sobre la base de un hallazgo de discriminación salarial es minúsculo en comparación con los dólares concedidos a los solicitantes y empleados sobre la base de las disparidades de contratación.

Esto no quiere decir que las empresas deban ignorar ninguno de estos temas. Los objetivos de colocación y las cuestiones relativas a los veteranos y las personas con discapacidad pueden ser ciertamente importantes durante las revisiones de cumplimiento de la OFCCP. Las preguntas sobre la remuneración pueden ser especialmente problemáticas si las empresas no prestan atención a esta cuestión.

Comprender el papel que desempeñan las personas en la toma y el análisis de las decisiones de contratación

En la reciente conferencia de NILG, incluso los oradores que se centraron en la compensación o en cuestiones relativas a los veteranos y las personas con discapacidades tendieron a reconocer que las empresas deben prestar una atención continua a sus prácticas de contratación y a los datos sobre contratación presentados a la OFCCP. Si existe un acuerdo general de que las cuestiones relativas a la contratación son una parte crucial de cada revisión de cumplimiento de la OFCCP, ¿por qué tantas empresas tienen problemas para explicar sus decisiones de contratación a la OFCCP? En mi presentación, sugerí que a menudo hay una falta de comunicación entre las diversas personas que participan en el proceso de contratación y en el proceso de proporcionar información sobre la contratación a la OFCCP.

Puede haber múltiples personas que influyan en la información sobre contratación que se presenta a la OFCCP. Entre las personas que pueden estar directamente implicadas en el proceso de contratación se encuentran los reclutadores, los directores de RRHH y otros directivos de una empresa. Estas personas desempeñan diversas funciones en la búsqueda, evaluación y selección de candidatos para su contratación. Posteriormente, cuando una empresa está completando sus PAA o preparándose para una revisión de cumplimiento, los responsables de los sistemas de información de RRHH (HRIS) y otras personas pueden participar en el suministro de datos para su presentación a la OFCCP. En las empresas más pequeñas, una sola persona puede encargarse de muchas actividades. Por ejemplo, un gerente de RRHH puede participar en el reclutamiento, trabajar con los gerentes de contratación en la selección de candidatos y preparar los datos para un AAP. En las grandes empresas, áreas como la contratación, el cumplimiento y los sistemas de RR.HH. pueden ser gestionadas por personas distintas.

En las organizaciones en las que hay distintas personas encargadas de la contratación, los sistemas de RR.HH., los recursos humanos en general y las actividades de cumplimiento, el responsable de cumplimiento debe comprender las presiones a las que se enfrentan quienes no participan habitualmente en asuntos de cumplimiento.

• Reclutadores - Los reclutadores desempeñan un papel clave en la contratación y, por lo tanto, un papel clave en las revisiones de cumplimiento de la OFCCP. Por lo general, son responsables de determinar las fuentes con las que se contacta, evaluar a los candidatos y disponer de ellos. Sin embargo, a los reclutadores no se les suele medir por su éxito en el cumplimiento de los objetivos, sino por el coste asociado a la contratación de nuevos empleados y el tiempo necesario para cubrir los puestos vacantes.
• Gerentes de HRIS - Los gerentes de HRIS juegan un papel importante en asegurar que la información sobre empleados y postulantes pueda ser suministrada a la OFCCP. Sin embargo, los gestores de HRIS no suelen medirse por su éxito en el cumplimiento de los objetivos, sino por su capacidad para controlar los costes asociados a los sistemas que supervisan y por su capacidad para proporcionar informes a diversas partes de la organización.
• Otros responsables de RR.HH. - Los responsables de RR.HH. de toda una organización pueden desempeñar un papel en las revisiones de cumplimiento. En lo que respecta a la contratación, pueden participar en la fijación de la retribución inicial de los nuevos empleados, determinar si se tienen en cuenta los candidatos internos y de qué manera, formar a otros directivos en cuestiones de empleo, etcétera. A estos responsables de RR.HH. se les suele medir por su éxito en el cumplimiento de las diversas responsabilidades que se les puedan asignar, y es probable que el cumplimiento sea una pequeña parte de sus obligaciones.

Tanto en las organizaciones grandes como en las pequeñas, existen obstáculos para conseguir que los empleados presten suficiente atención a las cuestiones relacionadas con la OFCCP.

• En las organizaciones pequeñas, es probable que la persona que se encarga de las actividades de cumplimiento tenga otras muchas responsabilidades que a menudo tienen prioridad sobre el cumplimiento.
• En las grandes organizaciones, varios empleados pueden tener responsabilidades en actividades de cumplimiento, y el cumplimiento no suele ser la actividad utilizada para medir su rendimiento.

La comunicación es la clave del éxito

Para que las revisiones de cumplimiento de la OFCCP tengan éxito, los representantes de las empresas deben comprender por qué son importantes. Los representantes de la empresa también deben saber cómo pueden ayudar a crear un entorno propicio para el éxito. A la inversa, los responsables de las actividades de cumplimiento deben comprender que otras personas de la organización que tienen un impacto en las revisiones de cumplimiento tienden a tener responsabilidades que a menudo son más críticas para ellos que las cosas que le importan a la OFCCP.

La forma más fácil de concienciar a los representantes de las empresas sobre la importancia de la OFCCP es proporcionar información sobre los acuerdos que se han producido cuando la OFCCP ha detectado disparidades en la contratación durante una revisión de cumplimiento. Cada mes parece aparecer un nuevo anuncio en el sitio web de la OFCCP sobre un acuerdo financiero significativo que una empresa ha alcanzado para resolver una reclamación por discriminación en la contratación. No cabe duda de que existen costes asociados a las demás prioridades de la OFCCP, incluidos los costes de los cambios en los sistemas asociados a la normativa revisada para los veteranos y las personas con discapacidad, y los costes de actualización de las políticas y los procedimientos asociados a la normativa revisada. Sin embargo, los costes más obvios y directos que pueden catalogarse fácilmente son los derivados de la constatación de discriminación en la contratación. Esto incluye los costes asociados a un comunicado de prensa muy visible que sugiera que la empresa ha estado discriminando a un grupo de solicitantes o empleados.

Quienes participan en actividades de cumplimiento deben ayudar a los demás a comprender que hay cosas básicas que pueden hacerse para aumentar las posibilidades de éxito de una revisión de cumplimiento.

• Los responsables de contratación deben comprender la importancia de ayudar a crear un proceso en el que los candidatos sean tenidos debidamente en cuenta para los puestos vacantes.
• Los responsables del SIRH deben comprender la importancia de que los datos estén disponibles de forma que puedan revisarse para comprobar si existen disparidades que puedan llamar la atención de la OFCCP.
• Otros responsables de RRHH deben comprender que en ocasiones se les pedirá que faciliten información que será presentada a la OFCCP.

Es especialmente importante que quienes se dedican a la contratación tengan en cuenta lo siguiente:

• Debe haber cualificaciones básicas y preferidas preestablecidas para los puestos vacantes. Los candidatos contratados deben cumplir las cualificaciones básicas preestablecidas.
• Debe existir un proceso definido para crear grupos de candidatos para los puestos vacantes. Todos los candidatos deberán utilizar este proceso para manifestar su interés.
• Todos los candidatos deben ser debidamente clasificados para los puestos en los que manifiesten interés. Las disposiciones deben proporcionar una imagen lo más completa posible de la razón por la que un candidato no ha sido seleccionado para una vacante.

Dado que los responsables de la selección de personal van a ser evaluados en función de métricas relativas al coste de contratación y al tiempo necesario para cubrir vacantes, las personas implicadas en el cumplimiento de la normativa deben ayudar a los responsables de la selección de personal, a los directores de contratación y a otras personas a comprender cómo puede afectar negativamente a la empresa una revisión deficiente del cumplimiento de la normativa.

Si bien es necesario que haya comunicación entre todas las partes internas que puedan estar involucradas en una revisión de cumplimiento de la OFCCP, también es necesario que haya más comunicación con la propia OFCCP. La OFCCP tiende a suponer que el cumplimiento de las normas es una prioridad en todas las empresas y que éstas disponen del tiempo y los recursos necesarios para aplicar plenamente las reglamentaciones del organismo. Para la mayoría de las empresas, estas suposiciones simplemente no son ciertas. Las personas implicadas en el proceso de cumplimiento deben ayudar a la OFCCP a entender que las empresas se enfrentan a muchas prioridades que compiten entre sí, y que el cumplimiento de las leyes de acción afirmativa es sólo una pequeña parte de lo que las personas implicadas en las actividades de RRHH deben afrontar cada día. Aunque los responsables del cumplimiento de la OFCCP puedan creer que la normativa de la agencia debería ser la principal prioridad de todo contratista y subcontratista federal, es más probable que comprendan las acciones de una empresa cuando se den cuenta de los limitados recursos de que disponen realmente las empresas para diversas actividades de RRHH.

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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.