In Zeiten der Rezession und der Haushaltskürzungen ist es für Behörden eine Notwendigkeit geworden, mit weniger mehr zu erreichen. Der Zeitaufwand für sich wiederholende Dokumentationen kann erdrückend werden, und Mitarbeiter, die überlastet sind und unter Druck stehen, können Fehler machen. Für die unten aufgeführten Organisationen war HotDocs genau das Richtige, um wieder auf Kurs zu kommen.
HotDocs kann in Behörden jeder Größe eingesetzt werden, um regelmäßig verwendete Dokumente und Formulare zu automatisieren. Ein Grafschaftsrat im Vereinigten Königreich führte HotDocs in der Personalabteilung ein, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren und die Dokumentation zu standardisieren. Die Stadtverwaltung stellte fest, dass die Verwendung von HotDocs zur Erstellung von Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Änderungen und Verlängerungen zu einer Verringerung der Produktionszeiten um 80 % führte.
Eine andere britische Regierungsbehörde nutzt HotDocs für komplexe Falldokumentationen, deren Erstellung vor der Einführung von HotDocs bis zu drei Tage dauern konnte. Nach der Einführung von HotDocs in diesen Prozess wurde die benötigte Zeit auf nur drei Stunden reduziert, was die betriebliche Effizienz drastisch verbessert.
Darüber hinaus haben andere Behörden im Vereinigten Königreich berichtet, dass der Einsatz der HotDocs-Software zu weniger sich wiederholenden Prozessen und zu einer erheblichen Zeitersparnis bei Dokumenten wie Eigentumsurkunden und der damit verbundenen Korrespondenz sowie bei Formularen für Leistungen, Renten, Pensionen und Zahlungseinzug führt.
Auf der anderen Seite des Atlantiks, in den Vereinigten Staaten, nutzen Regierungsbehörden HotDocs erfolgreich für eine Vielzahl von Dokumenten, wie z. B. Formulare für Rechtsstreitigkeiten, JAG-Formulare für das Militär und juristische Dokumente.
Eine große staatliche Behörde verwendet HotDocs zur Erstellung von Kooperationsvereinbarungen in Zusammenarbeit mit Partnerbehörden. Die Erstellung dieser Vereinbarungen konnte mehrere Wochen dauern, und der langwierige Prozess verursachte Probleme. HotDocs wurde eingeführt, um die begrenzten Ressourcen und das schrumpfende Budget dieser Organisation zu bewältigen. Jetzt spart die Organisation 204.000 Stunden pro Jahr bei der Erstellung von Kooperationsvereinbarungen.
Diese Beispiele zeigen deutlich die Vorteile des Einsatzes von HotDocs, wenn es darum geht, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen. Selbst mit knappen Ressourcen waren diese Behörden in der Lage, das durch Fehler in der Dokumentation verursachte Risiko zu verringern, die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern und die betriebliche Effizienz drastisch zu steigern.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
