In einer Zeit, in der das Office of Federal Contract and Compliance Programs (OFCCP) die Rekrutierungs- und Auswahlprozesse von Auftragnehmern genauer unter die Lupe nimmt, muss das Bewusstsein für den Nutzen und die Vorteile des Einsatzes von Evergreen-Anforderungen gestärkt werden. Wir stellen fest, dass es sowohl an rechtlichen Hinweisen für ihre Verwendung als auch an mehr Ressourcen für ihren effektiven Einsatz zur Erfüllung von Geschäfts- und Compliance-Anforderungen mangelt.
Auch wenn Sie kein Auftragnehmer des Bundes sind, gibt es Möglichkeiten, immergrüne Suchaufträge effektiv zu nutzen, und dieser Artikel wird Ihnen diese Tipps geben. In diesem Artikel werden nicht alle Verwendungsmöglichkeiten von immergrünen Suchaufträgen oder deren Zusammenhang mit der Beschaffung/Kontrolle von Suchaufträgen behandelt. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Evergreen-Bestellungen in unserem kostenlosen On-Demand-Webinar Effektiver Einsatz von Evergreen-Bestellungen.
Was sind Evergreen-Bestellungen?
Evergreen-Gesuche stellen einen Pool von Bewerbern zur Verfügung, um mehrere offene Stellen zu besetzen. Sie werden häufig verwendet, wenn Unternehmen die Möglichkeit haben, mehrere Einstellungen für einen einzigen Suchauftrag zuzulassen, aber nicht wollen, dass mehrere Suchaufträge auf ihrer Website erscheinen, z. B. 20 Suchaufträge für Kassierer in Columbus, Ohio. Sie ermöglichen es den Bewerbern, sich einmalig für mehrere Stellen zu bewerben, z. B. für 20 offene Stellen für Bankkaufleute in Columbus, Ohio. Diese Stellenausschreibungen ermöglichen einen stetigen Zustrom von Bewerbern und sind in der Regel für Positionen mit hohem Volumen und hoher Fluktuation gedacht, für die ein ständiger Bedarf besteht. In diesem Artikel geht es um eine immergrüne Ausschreibung, die zur Besetzung mehrerer Stellen desselben Typs verwendet wird, und nicht um eine Trolling- oder Sourcing-Ausschreibung, mit der Bewerber für verschiedene Arten und Ebenen von Stellen gesucht werden können.
Immergrüne Suchaufträge haben verschiedene Bezeichnungen, wie z.B. "Dummy"-Suchauftrag, "Z"-Suchauftrag oder auch "never ending"-Suchauftrag. Für unsere Zwecke bleiben wir bei dem Begriff "Evergreen"-Bedarfsanforderung.
Immergrüne Suchaufträge können äußerst nützlich sein. Wenn sie jedoch nicht richtig verwaltet werden, können sie für die Berichterstattung innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation problematisch werden. Ein sehr wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass Sie bei besetzten Stellen in der Lage sein müssen, anhand der OFCCP Internet Applicant Rule genau zu ermitteln, wer für die jeweilige Stelle in Frage kam . Diese Informationen sind erforderlich, um ein konformes Affirmative Action Program (AAP) zu entwickeln.
Klarer und prägnanter Inhalt ist der Schlüssel
Wie bei jeder anderen Stellenausschreibung sollten Arbeitgeber immer wiederkehrende Stellenausschreibungen erstellen, die qualifizierte Bewerber für das Unternehmen anziehen:
- Verwenden Sie Schlüsselwörter, damit der Eintrag über eine Wortsuchfunktion leicht gefunden werden kann.
- Geben Sie genau an, wo die Stelle zu besetzen ist, damit keine Zeit mit Bewerbern verschwendet wird, die an bestimmten Orten nicht interessiert sind.
- Beschreiben Sie die Unternehmenskultur und machen Sie die Erwartungen deutlich.
- Definieren Sie klar und deutlich die grundlegenden und die bevorzugten Qualifikationen.
- Erwägen Sie eine realistische Jobvorschau (z. B. Videos, Online- oder persönliche Besichtigungen).
Überprüfung und Disposition (Code Out) Oft
Es ist wichtig, die Bewerbungen in immergrünen Suchaufträgen regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass diejenigen, die die grundlegenden Qualifikationen für die Stelle nicht erfüllen, aussortiert und aus dem Bewerberpool entfernt werden. Eine häufige Überprüfung hilft Ihnen im Falle eines Audits. Denken Sie immer daran, dass die Wahrscheinlichkeit statistisch signifikanter Unterschiede in den Auswahlquoten umso größer ist, je größer die Bewerberpools sind.
Standort, Standort, Standort
Wenn Sie ein Bundesauftragnehmer sind, sollten immergrüne Suchaufträge verwendet werden, um offene Stellen am selben Standort oder an Standorten innerhalb derselben Stadt und/oder AAP zu besetzen. Die Erstellung von immergrünen Suchaufträgen für mehrere Stellen und/oder Standorte in mehreren Städten/Bundesstaaten kann Bewerber verwirren und eine genaue Verfolgung erschweren. Die einzige Ausnahme für die Erstellung von immergrünen Suchaufträgen für mehrere Städte/Bundesstaaten ist, wenn es sich um einen entfernten Standort handelt, bei dem die Einstellung überall in den Vereinigten Staaten erfolgen könnte.
Wenn ein Arbeitgeber einen Suchauftrag erstellen möchte, um offene Stellen an mehreren Standorten innerhalb derselben Stadt zu besetzen, gibt es mehrere Optionen, die in Betracht gezogen werden können. Um effektiv zu verfolgen, wer für welche Stellen in Frage kommt, könnten Sie mehrere immergrüne Suchaufträge erstellen, die z. B. nach Stadtquadranten unterteilt sind:
Wenn Sie das Suchauftragsformular verwenden müssen, um dieselbe Stelle in mehreren Städten zu besetzen (nicht empfohlen), und Ihr Bewerber-Tracking-System (ATS) dies zulässt, können Sie die verschiedenen Standorte innerhalb des immergrünen Suchauftrags auflisten und den Bewerber dann ein Kästchen ankreuzen oder angeben lassen, welcher der Standorte für ihn von Interesse ist. Dies erleichtert die Nachverfolgung zu Compliance-Zwecken und hilft dem Personalverantwortlichen, wenn er sie für offene Stellen in Betracht zieht.
Vergessen Sie nicht, dass Sie aus Gründen der Einhaltung der Vorschriften die Aufzeichnungen über jede Person führen müssen, die die grundlegenden Qualifikationen erfüllt und für die Stelle in Betracht gezogen wurde.
Evergreen-Anforderungen sind nicht ewig
Immergrüne Suchaufträge sollten nur für eine begrenzte Zeit geöffnet sein, was teilweise von der Anzahl der Bewerber und der Geschwindigkeit der Stellenbesetzung abhängt. Je höher die Zahl der Bewerber und die Geschwindigkeit der Stellenbesetzung ist, desto eher sollte ein Arbeitgeber in Erwägung ziehen, den Evergreen-Bedarfsartikel zu schließen und einen neuen zu veröffentlichen. Wir empfehlen, immergrüne Suchaufträge monatlich oder vierteljährlich zu schließen, und wenn möglich, sollten sie nicht das Steuerjahr oder das Jahr der Fördermaßnahmen überschreiten. Und warum? Wenn Sie ein Auftragnehmer auf Bundesebene sind, wird es äußerst schwierig sein, Ihren Verpflichtungen zur Nachverfolgung nachzukommen, wenn Ihre immergrünen Suchaufträge AAP-Planjahre überschneiden.
Die Arbeitgeber sollten in Erwägung ziehen, auf dem Stellengesuch einen Hinweis auf das Ende der Bewerbungsfrist anzubringen und den Bewerbern mitzuteilen, dass sie sich erneut bewerben müssen, wenn sie bis zu diesem Tag keine Stelle erhalten haben.
Die Begrenzung der Zeit, in der eine Ausschreibung offen ist, reduziert die Anzahl der Personen im Pool, erhöht Ihre Fähigkeit, Bewerber und Einstellungen effektiv zu überwachen und zu verfolgen, und verringert somit Ihr Risiko.
Fallstricke und Überlegungen zu immergrünen Suchaufträgen
Es gibt viele Möglichkeiten, immer wiederkehrende Stellenausschreibungen zu verwalten. In allen Fällen ist es wichtig, die Bewerbungen häufig zu überprüfen, um diejenigen auszusortieren, die nicht qualifiziert sind, und so den Bewerberpool zu reduzieren.
Werfen wir einen Blick auf einige gängige Szenarien.
Szenario: Angenommen, Sie erstellen einen Dauerauftrag für Stellen für Kundenbetreuer (Customer Relations Associate, CRA) und müssen bis Ende Januar 2020 zehn Stellen besetzen.
Option 1: Ihr ATS erlaubt mehrere Einstellungen über einen einzigen Suchauftrag. Sie würden einen "echten" Suchauftrag für die zehn offenen Stellen erstellen. Sie könnten alle Bewerber, die die Grundqualifikationen erfüllen, zur weiteren Bearbeitung in die echten Suchaufträge verschieben. Dies wird Ihren Bewerberpool repräsentieren. Wenn der immergrüne Suchauftrag mehr Bewerber enthält, die die Grundqualifikationen erfüllen, als Sie bearbeiten können, können Sie alternativ eine Datenverwaltungstechnik (DMT) verwenden, z.B. die ersten 50 (oder eine andere Zahl, die sich danach richtet, wie viele Sie realistischerweise bearbeiten können) auf der Grundlage des Bewerbungsdatums verschieben (d.h. die ersten 50, die sich beworben haben). Alle Bewerber, die für diese zehn Stellen nicht in Frage kommen, würden in der Ausschreibung für eine spätere Berücksichtigung verbleiben. Bewerber, die die grundlegenden Qualifikationen nicht erfüllen, werden als solche gekennzeichnet und kommen für künftige Stellenbesetzungen aus diesem "Evergreen"-Anforderungsprofil nicht mehr in Frage. Vergessen Sie nicht, dass Sie als Auftragnehmer des Bundes die Unterlagen aller Personen, die ihr Interesse bekundet haben, aufbewahren müssen.
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Sie verwenden ein DMT und betrachten die ersten 50 Personen, die sich für diese 10 Stellen beworben haben und die Grundqualifikationen erfüllen - alle 50 Personen würden von Evergreen in einen formellen (oder untergeordneten) Suchauftrag übergehen. |
Option 2: Ihr ATS lässt nur eine Einstellung pro Suchauftrag zu und erlaubt keine Verschiebung von Bewerbern von Suchauftrag zu Suchauftrag. Nehmen wir an, Sie stellen häufig Customer Relations Associate (CRA) Level I's ein. Sie könnten einen immerwährenden Suchauftrag für Customer Service Representative Level I in Atlanta, GA eröffnen. Die grundlegenden Qualifikationen und der Standort sind also für alle offenen Stellen gleich. Nehmen wir an, Sie müssen innerhalb von 3 Monaten 8 Einstellungen aus dem Stellengesuch vornehmen, das 500 Arbeitssuchende enthält. Mit Hilfe eines (DMT) berücksichtigen Sie die ersten 150 Bewerber des immergrünen Suchauftrags. Sie führen ein Telefonscreening mit 100 Bewerbern durch, die die grundlegenden Qualifikationen erfüllen, und wählen 50 Bewerber für ein Vorstellungsgespräch mit dem Personalverantwortlichen aus. Der Personalverantwortliche wählt 25 aus, und alle 25 Bewerber nehmen die Angebote an.
Das Problem bei der Verwendung von Evergreens auf diese Weise ist, dass Sie die 100 Personen, die die grundlegenden Qualifikationen erfüllen und für diese acht Stellen in Frage kommen, irgendwie verfolgen müssen. Dies kann eine manuelle Erfassung sein, oder Sie können eine andere systematische Methode finden, um sie zu erfassen, da Sie sie nicht in jeden einzelnen Suchauftrag aufnehmen können. Wenn Sie nicht in der Lage sind, diese Personen zu erfassen, und Sie ein Auftragnehmer des Bundes sind, wird dies bei einer Prüfung problematisch, wenn Indikatoren für nachteilige Auswirkungen vorhanden sind.
Höheres Risiko - Option 3: Sie eröffnen ein immergrünes Stellenangebot für Kundendienstmitarbeiter und ermöglichen es Stellensuchenden, sich für mehrere Ebenen und Standorte zu bewerben. Vielleicht sind in der Stellenausschreibung die grundlegenden Qualifikationen für Stufe 1 und 2 angegeben und Sie geben an, dass es offene Stellen in Atlanta und St. Louis gibt. Sie bearbeiten Bewerber aus diesem Stellengesuch und stellen Kundendienstmitarbeiter der Ebenen 1 und 2 für Stellen in Atlanta und St. Louis ein. Bei der Bearbeitung von Stellensuchenden kann es vorkommen, daß derselbe Bewerberpool für beide Stellen und beide Standorte gemeldet werden muß, obwohl nicht alle Bewerber an einer der beiden Stufen oder an beiden Standorten interessiert sind oder die Grundqualifikationen erfüllen.
Wenn Sie ein staatlicher Auftragnehmer sind, raten wir Ihnen davon ab, diese Methode zu verwenden oder Lösungen zu finden, die es den Bewerbern ermöglichen, nur für bestimmte Standorte und Stellen in Betracht gezogen zu werden. Wir haben solche Szenarien bei Prüfungen erlebt, und sie sind ein Alptraum bei der Nachverfolgung. Es ist äußerst schwierig festzustellen, welche Bewerber für welche Stellen an welchem Standort in Betracht gezogen wurden.
Ein Beispiel wäre ein immergrüner Suchauftrag, der am 1. Januar eröffnet und erst am 31. März geschlossen wurde. Sie hatten 8 Stellen zur Verfügung, 1 im Januar, 2 im Februar und 5 im März. Wenn der immergrüne Suchauftrag 500 Personen enthielt:
- Haben Sie alle 500 Personen berücksichtigt, die sich für alle 8 Stellen beworben haben?
- Haben Sie wirklich alle, die sich im Januar beworben haben, für eine Einstellung im März berücksichtigt?
- Können Sie mit Sicherheit sagen, welche Bewerber für die Stufe 1 und welche für die Stufe 2 berücksichtigt wurden?
- Können Sie mit Gewissheit sagen, dass die Wohnanschrift ein Indiz dafür ist, wo eine Person arbeiten möchte? Was geschieht, wenn die Bewerber an einen der anderen ausgeschriebenen Standorte umziehen wollen? Woher wissen Sie, dass Sie sie berücksichtigen müssen?
Zusammengefasst
Es gibt viele Möglichkeiten, Evergreen-Bedarfsanforderungen zu verwenden. Wir haben nur ein paar davon behandelt. Immergrüne Suchaufträge müssen nicht der Schurke der Compliance sein, wenn sie richtig eingesetzt werden. Der beste Weg, um immergrüne Suchaufträge zu verwalten, besteht darin, sicherzustellen, dass der Suchauftrag für dieselbe Stelle am selben Ort oder in derselben Stadt gilt (dieselbe AAP, wenn Sie ein Bundesauftragnehmer sind). Seien Sie sich über die grundlegenden und bevorzugten Qualifikationen im Klaren und finden Sie einen Weg, um genau zu verfolgen, wer für jede offene Stelle in Frage kommt.
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Rosemary Cox ist leitende Beraterin bei der DCI Consulting Group. Rosemary Cox berät in Fragen der Chancengleichheit bei der Beschäftigung und der Gesetze und Vorschriften für positive Maßnahmen. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich an die DCI Consulting Group unter (202) 828-6900 oder besuchen Sie deren Website.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
