Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) der Trump-Administration und sein Direktor Craig Leen haben den Compliance-Check wiederbelebt, der in manchen Kreisen als Compliance-Bewertung "light" bezeichnet wird. Ein Compliance Check ist ein Instrument, mit dem die OFCCP nach eigenen Angaben feststellen will, ob ein Bundesauftragnehmer oder ein Unterauftragnehmer die geforderten Aufzeichnungen zur Einhaltung von Fördermaßnahmen geführt hat. Im Wesentlichen ist ein Compliance Check ein erster Indikator dafür, ob ein Auftragnehmer einige der grundlegenden und grundlegenden Elemente entwickelt hat, um die Verpflichtungen zur Einhaltung von Fördermaßnahmen zu erfüllen.
Eine kurze Geschichte der Compliance Checks
Obwohl eine Compliance-Prüfung nicht annähernd so einschneidend ist wie eine umfassende Prüfung der Einhaltung der Vorschriften, sollte man sie nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn sie erfolgreich zu durchlaufen, bedeutet viel mehr Arbeit, als viele Bundesauftragnehmer glauben. Wenn die Prüfung nicht bestanden wird, kann dies schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. eine vollständige Prüfung der Einhaltung der Vorschriften, wenn die OFCCP der Ansicht ist, dass die Nichteinhaltung der Vorschriften ein neutraler Grund für die Planung einer eingehenderen Prüfung ist.
In der ursprünglichen Form, wie sie zu Beginn der Clinton-Administration geplant und durchgeführt wurde, war ein Compliance Check ein so genanntes "Kaffeegespräch" - ein kurzes halbstündiges persönliches Treffen zwischen einem OFCCP-Beauftragten und einem Bundesauftragnehmer, um einige grundlegende Elemente der Einhaltung von Fördermaßnahmen zu prüfen. Der Compliance Officer untersuchte einen Punkt aus jedem der "Gesetze", die OFCCP durchsetzt: Executive Order 11246, Abschnitt 503 des Federal Rehabilitation Act und das Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act (VEVRAA).
In der Regierung Bush (II) wurden die Compliance Checks im Wesentlichen abgeschafft, da ihre Durchführung zu kostspielig war. Dies galt vor allem für ländliche Gebiete in Amerika, wo die Compliance-Beauftragten lange Reisen auf sich nehmen mussten, um lediglich ein 30-minütiges Gespräch vor Ort zu führen. Im Jahr 2005 erließ die OFCCP eine endgültige Vorschrift, mit der die Anforderung abgeschafft wurde, dass ein Beauftragter der Behörde den Betrieb eines Auftragnehmers physisch aufsuchen muss, um einen Compliance Check durchzuführen. Durch diese Regeländerung haben Bundesauftragnehmer derzeit die Möglichkeit, einen persönlichen Besuch in ihrer Niederlassung durchzuführen oder der OFCCP Unterlagen als eine Art "Schreibtisch-Audit" zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften zuzusenden. In den letzten Jahren hat die Obama-Regierung Compliance Checks als Audit-Instrument vollständig aufgegeben.
Warum ist das wichtig?
In der von der OFCCP im März 2019 auf ihrer Website veröffentlichten Corporate Scheduling Announcement List (CSAL) sind rund 3 500 Betriebe aufgeführt, die in irgendeiner Form überprüft werden sollen, darunter 500 Compliance Checks. Diese Betriebe haben im Allgemeinen eine geringere Mitarbeiterzahl und sollten auf regionaler Ebene der OFCCP ausgewählt werden. Darüber hinaus geht die OFCCP in ihrer Begründung an das Office of Management and Budget (OMB) vom April 2019, in der sie neue und überarbeitete Terminplanungsschreiben vorschlägt, davon aus, dass sie jährlich bis zu 1.000 Compliance Checks durchführen wird. Um ihre Haushaltsmittel zu rechtfertigen und mit ihrem schrumpfenden Personal eine erheblich höhere Zahl von Compliance-Bewertungen zu erreichen, muss die OFCCP ihre Compliance-Checks erheblich ausweiten.
Was beinhaltet eine Compliance-Prüfung?
Ein Compliance Check beinhaltet die Dokumentation, dass ein Bundesauftragnehmer mindestens ein wichtiges Element aus jeder der von der OFCCP durchgesetzten Quellen für Nichtdiskriminierung eingehalten hat:
- Executive Order 11246(sowie Abschnitt 503 und VEVRAA) - Ergebnisse des Vorjahresplans für positive Maßnahmen
- VEVRAA - Beispiele für Stellenausschreibungen, einschließlich Inserate bei staatlichen Arbeitsvermittlungsstellen
- Abschnitt 503 - Beispiele für Anpassungen für Menschen mit Behinderungen
Auf den ersten Blick erscheinen die Anforderungen, die eine Compliance-Prüfung an einen Auftragnehmer stellt, recht einfach. Schließlich schätzt die OFCCP in ihrer Begründung für das Planungsschreiben an das OMB, dass jeder Auftragnehmer nur zwei (2) Stunden benötigt, um die für eine Compliance-Prüfung erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen. Werfen wir jedoch einen Blick darauf, was wirklich erforderlich ist.
- AAP-Ergebnisse für das vorangegangene Jahr (Executive Order, Abschnitt 503, VEVRAA)
Dieses erste Element der Konformitätsprüfung setzt im Wesentlichen voraus, dass ein Auftragnehmer bereits die vollständige statistische Analyse des Executive Order Affirmative Action Plans für das vorangegangene Jahr erstellt hat, einschließlich der Verfügbarkeitsanalyse, der Nutzungsanalyse und der Vermittlungsziele. Der einzige Schritt, der bei einer Compliance-Prüfung nicht erforderlich ist, sind die narrativen Berichte des AAP, die oft eine gewisse "Standardsprache" enthalten. Für die AAPs nach Abschnitt 503 und VEVRAA sind außerdem die vollständige Erfassung der demografischen Daten von Mitarbeitern mit Behinderungen und Veteranen sowie die Erstellung einer Nutzungsanalyse (die Ziele für Menschen mit Behinderungen) und einer Benchmark-Analyse (die Ziele für geschützte Veteranen) erforderlich. Trotz des scheinbar begrenzten Umfangs der tatsächlich einzureichenden Informationen wird es also immer noch ein "Crash Rush" sein, wenn ein Auftragnehmer seine Pläne für positive Maßnahmen noch nicht fertiggestellt hat. Die OFCCP geht davon aus, dass eine beträchtliche Anzahl von Auftragnehmern auf Bundesebene ihre AAPs erst dann erstellen, wenn sie ein Terminplanungsschreiben erhalten, und dann beginnt das verrückte Gedränge. Das Terminplanungsschreiben der OFCCP und die häufig gestellten Fragen weisen auch darauf hin, dass die Agentur von einem Auftragnehmer verlangen wird, Informationen über die nach Treu und Glauben unternommenen Anstrengungen zur Erreichung der Vermittlungsziele in seinem Executive Order AAP sowie eine vollständige Bewertung der Wirksamkeit der Rekrutierungs- und Outreach-Bemühungen für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen vorzulegen. Alles in allem umfasst dieses erste Element der Konformitätsprüfung eine beträchtliche Anzahl von Dokumentations- und Datenvorlagen, die andernfalls für eine vollständige Konformitätsbewertung aus dem Einzelverbindungsnachweis erforderlich wären. - Beispiele für Stellenausschreibungen, einschließlich Auflistungen im staatlichen ESDS
Wenn ein Auftragnehmer seine offenen Stellen nicht in das entsprechende Employment Service Delivery System (ESDS) eingetragen hat, ist dieses zweite Element der Konformitätsprüfung wirklich problematisch. Ein Auftragnehmer kann nicht rückwirkend einen Nachweis über die Auflistung bei den Arbeitsvermittlungsstellen erbringen. Mit anderen Worten, ein Auftragnehmer kann nicht "das Rad neu erfinden" und jetzt ESDS-Listen für freie Stellen einreichen, die bereits besetzt sind und für die keine Liste im ESDS erstellt wurde. Die für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen OFCCP-Beamten werden dies ohnehin häufig vor Beginn eines Audits überprüfen. Dies allein ist ein guter Grund für Auftragnehmer auf Bundesebene, einen Drittanbieter zu beauftragen, der als "Clearingstelle" für die Übermittlung von Stellenausschreibungen sowohl an Interessenvertretungen als auch an die entsprechenden ESDS-Agenturen fungieren kann. - Beispiele für Vorkehrungen, die für Menschen mit Behinderungen getroffen wurden
Es ist nicht genau bekannt, wie viele "Beispiele" ausreichen, um einen OFCCP-Beauftragten für die Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf dieses dritte Element des Compliance Check zufrieden zu stellen. Mit ein wenig Gedächtnis und vorhandener Dokumentation lassen sich Beispiele für Vorkehrungen und Ergebnisse jedoch wahrscheinlich ohne allzu große Schwierigkeiten nachträglich erstellen. Schließlich handelt es sich hier nur um "Beispiele" und nicht um das gesamte Universum der Anträge auf Unterbringung. Möglicherweise gibt es in der Personalabteilung bereits Unterlagen über die Einhaltung anderer Bundesgesetze wie dem Americans with Disabilities Act oder dem Family Medical Leave Act. Informationen über Arbeitsplatzanpassungen sind möglicherweise sogar noch leichter verfügbar, wenn ein Auftragnehmer einen externen Dienstleister für die Verwaltung von Urlaub und Behinderungen einsetzt.
Der nächste Horizont
Obwohl noch nicht genehmigt, enthält das von der OFCCP vorgeschlagene überarbeitete Schreiben zur Planung der Compliance-Prüfung an das OMB einige subtile, aber wichtige Änderungen. Erstens müssen alle Daten und Materialien elektronisch übermittelt werden, wenn sich ein Auftragnehmer gegen einen Besuch vor Ort entscheidet. Zweitens müssen tatsächliche schriftliche Pläne für positive Maßnahmen, die in Übereinstimmung mit Executive Order 11246, Abschnitt 503 und VEVRAA erstellt wurden, eingereicht werden und nicht nur die "Ergebnisse des Vorjahres". Drittens müssen alle Anträge auf Unterbringung von Menschen mit Behinderungen (und die ergriffenen Maßnahmen) vorgelegt werden und nicht nur "Beispiele". In diesem vorläufigen Stadium gibt es keinen Grund zu der Annahme, dass die Vorschläge der OFCCP vom OMB nicht genehmigt werden.
Schlussfolgerung
Natürlich ist ein Compliance Check bei weitem nicht so einschneidend oder aufwändig wie eine "traditionelle" Bewertung der Einhaltung der Vorschriften. Sie wird sich auch nicht endlos hinziehen wie eine vollständige Betriebsprüfung. Dennoch ist eine Übereinstimmungskontrolle nicht von der Hand zu weisen, da sie eine beträchtliche Anzahl von Elementen des Einzelnachweises umfasst, die sonst bei einer vollständigen Prüfung erforderlich wären. Eine Compliance-Prüfung sollte auch deshalb ernst genommen werden, weil die OFCCP bei mangelhafter oder gänzlich fehlender Einhaltung der Vorschriften eine objektive Rechtfertigung dafür haben kann, den Auftragnehmer in der Zukunft einer vollständigen Compliance-Prüfung zu unterziehen.
Gary Chamberlin ist der Vorsitzende der Miller Johnson's Affirmative Action & Government Contractors Praxisgruppe. Wenn Sie Fragen zu diesem Artikel oder zu OFCCP/Affirmative Action und der Einhaltung von Vorschriften durch staatliche Auftragnehmer haben, können Sie sich gerne direkt an Gary wenden: [email protected] oder (616) 831-1709. Weitere Ressourcen finden Sie auf der Website von Miller Johnson(www.millerjohnson.com).
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
