Verwenden Sie diese OFCCP-Prüfliste, um sicherzustellen, dass Sie die OFCCP-Vorschriften, einschließlich VEVRAA, Abschnitt 503 und EO 11246, einhalten.
Jedes Jahr wählt das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums zahlreiche Bundesunternehmen aus, um deren Einhaltung der Vorschriften für positive Diskriminierung zu überprüfen. Die Vorbereitung auf das Audit ist zwar obligatorisch, aber wenn Sie die entsprechenden Unterlagen zur Hand haben, können Sie das Verfahren leichter koordinieren.
Wenn Sie für eine Prüfung am Schreibtisch ausgewählt wurden, erhalten Sie von der OFCCP eine Benachrichtigung in Form eines Terminplanungsschreibens, das als "Prüfung am Schreibtisch" bezeichnet wird. Nach Erhalt dieses Schreibens haben Sie 30 Tage Zeit, um der Behörde Unterlagen vorzulegen, darunter eine Kopie Ihrer Pläne für positive Maßnahmen und Belegdaten für alle Mitarbeitergehälter.
Sobald Sie Ihre Unterlagen eingereicht haben, wird das Amt die Daten analysieren und bei Bedarf weitere Informationen anfordern. Sie müssen alle Anfragen zeitnah beantworten und darauf vorbereitet sein, auf eventuelle Folgefragen einzugehen.
Während die Behörde ihre Aktenprüfung durchführt, wird sie feststellen, ob eine Prüfung vor Ort erforderlich ist. Diese Bewertung basiert auf der Art und Weise, wie Sie auf die anfängliche Aufforderung reagieren, einschließlich der Übermittlung aller aufgeschlüsselten Materiallisten, die im Terminplanungsschreiben aufgeführt sind. Bei der ersten Überprüfung der Daten sucht die OFCCP nach Anzeichen für eine mögliche Diskriminierung.
An diesem Punkt können zwei Szenarien eintreten:
- Auf der Grundlage der Informationen, die die Agentur erhält, wird die Prüfung abgeschlossen, und Sie erhalten ein Schreiben, in dem bestätigt wird, dass keine Verstöße vorlagen. Nach der Prüfung sind Sie zwei Jahre lang nicht für eine weitere Prüfung zugelassen.
- Sie erhalten eine Benachrichtigung über mögliche diskriminierende Praktiken, auf die eine Überprüfung vor Ort folgen wird. Während der Vor-Ort-Prüfung führt die OFCCP eine detailliertere Analyse durch und kann zusätzliche Vergütungsdaten, Personalakten und andere Strategien und Verfahren anfordern. Dies kann auch die Durchführung von Gesprächen mit einstellenden Managern und anderen Personalmitgliedern beinhalten.
Bei der Überprüfung vor Ort wird festgestellt, ob der Auftragnehmer tatsächlich einen wirksamen Plan für positive Maßnahmen umsetzt und die Richtlinien zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz einhält.
Um sicherzustellen, dass Sie immer auf eine Prüfung vorbereitet sind, müssen Sie die OFCCP-Vorschriften einhalten, einschließlich des Erreichens von Bewerbern und der Dokumentation der Vielfalt.
Die OFCCP verlangt, dass Stellenausschreibungen die staatlichen Arbeitsvermittlungsstellen und damit qualifizierte Bewerber erreichen, die Minderheiten, Veteranen, Frauen und Menschen mit Behinderungen repräsentieren. Wie von der OFCCP dargelegt, müssen Bundesauftragnehmer nachweisen, dass sie aktiv mit staatlichen Karriereseiten zusammenarbeiten, Stellen ausschreiben und Aufzeichnungen über Bewerber in Bezug auf den Status von Minderheiten oder Veteranen führen.
Die Aufbereitung von Einstellungsdaten für die Meldevorschriften ist ein wichtiger Aspekt des Compliance-Prozesses. Es ist zwingend erforderlich, dass Arbeitgeber proaktiv Daten über Stellenausschreibungen pflegen und diese Daten für die Vorlage bereithalten, falls sie während einer Prüfung und auf jährlicher Basis dazu aufgefordert werden. Die Erfassung, Speicherung und Meldung von Online-Bewerberdaten ist eine wichtige Voraussetzung für die Einhaltung der OFCCP-Vorschriften und insbesondere eine Anforderung, die erfüllt werden muss, wenn Sie zur Teilnahme an einem Desk Audit aufgefordert werden.
Weitere Informationen zur Einhaltung der OFCCP-Richtlinien finden Sie in unseren OFCCP-Ressourcen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
