Sie haben gerade vom Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) eine Mitteilung über eine Prüfung erhalten. Was nun? Hier sind drei Schritte, die Sie proaktiv unternehmen sollten , um das OFCCP-Auditverfahren zu überstehen.
Schritt 1: Seien Sie jederzeit bereit, auf das Prüfungsschreiben zu antworten. Wenn Sie für eine Aktenprüfung ausgewählt werden, haben Sie genau 30 Tage Zeit, um der Behörde Unterlagen vorzulegen. Das bedeutet, dass Sie immer die entsprechenden Unterlagen bereithalten sollten, um sie der OFCCP vorzulegen, wenn Sie vorgeladen werden.
Bei einer OFCCP-Prüfung müssen Sie Einstellungsdaten vorlegen, einschließlich interner Unterlagen zu Ihren Einstellungspraktiken. Dazu gehören unter anderem Vergütungsdaten, Personalakten und andere Richtlinien und Verfahren. Seien Sie bereit.
Schritt 2: Seien Sie immer darauf vorbereitet, jederzeit überprüft zu werden. Als Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer des Bundes sind Sie verpflichtet, Daten über Stellenausschreibungen zu führen und insbesondere Maßnahmen zu ergreifen, um Einstellungen ohne Rücksicht auf Ethnie, Hautfarbe, Geschlecht, Religion oder nationale Herkunft sowie qualifizierte Personen mit Behinderungen und geschützte Veteranen vorzunehmen. Es reicht nicht aus, diese qualifizierten Bewerber zu erreichen. Sie müssen auch den Nachweis erbringen, dass diese Maßnahmen bei der Stellenausschreibung eingehalten wurden.
Die Zusammenarbeit mit Stellenbörsen, die sich auf die Einhaltung der OFCCP-Richtlinien konzentrieren, hilft Ihnen, diese vielfältigen Bewerber zu erreichen und die erforderlichen Berichte zu erstellen und einzureichen.
Schritt 3: Verstehen Sie die OFCCP-Einhaltungsverfahren. Auftragnehmer auf Bundesebene müssen mehrere Kriterien erfüllen, um die OFCCP-Vorschriften in Bezug auf die Chancengleichheit bei der Einstellung und die Planung von Fördermaßnahmen einzuhalten. Dazu gehören: 1) der Nachweis, dass sie aktiv mit staatlichen Karriereseiten zusammenarbeiten, 2) die Ausschreibung von Stellen für qualifizierte Bewerber und 3) die Führung aktueller Aufzeichnungen über alle Bewerber.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Führungskräfte und Personalverantwortlichen mit den Praktiken der positiven Diskriminierung und der Chancengleichheit bei der Einstellung vertraut sind und sich mit dem Auditverfahren auskennen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
