Kaffee, klar! Schlüssel, klar! Auf der OFCCP CSAL-Liste? Online prüfen!
Bereiten Sie sich darauf vor, einen legitimen geschäftlichen Grund zu haben, Ihre Bildschirmzeit zu erhöhen! Am 22. Februar 2019 kündigte das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) per E-Mail-Bulletin an, dass die Behörde die nächste Runde der Corporate Scheduling Announcement Letters online veröffentlichen wird - anstatt die Briefe wie seit Jahren per Post zu versenden. Da die Auftragnehmer das Akronym "CSAL" für "Corporate Scheduling Announcement Letter" kennen, wird das Akronym in der Ankündigung des OFCCP als "Corporate Scheduling Announcement List" (CSAL) neu definiert.
Laut den Online-Fragen und -Antworten der OFCCP, die noch nicht an das kürzlich angekündigte Online-Protokoll für die Veröffentlichung von CSALs angepasst wurden, konnte ein Auftragnehmer in der Vergangenheit feststellen, ob er eine CSAL hätte erhalten sollen, indem er die CSAL-Listen von FY 2017 bis heute, die in der Online-FOIA-Bibliothek der OFCCP zur Verfügung stehen, durchgesehen hat. In der Ankündigung der OFCCP wird die Grundlage für die Änderung des Protokolls nicht erläutert.
Die Informationen in der CSAL-Liste fallen nicht unter die Ausnahmen oder Ausschlüsse des FOIA. 
Die OFCCP stellt seit 2004 CSALs aus. Obwohl sich die Auftragnehmer auf das zugesandte Schreiben als Hinweis darauf verlassen, dass sie möglicherweise für eine Konformitätsprüfung ausgewählt werden, sind die Schreiben lediglich eine Gefälligkeit. Die OFCCP ist gesetzlich nicht verpflichtet, eine Benachrichtigung vor dem eigentlichen, vom Office of Management and Budget (OMB) genehmigten Scheduling Letter zu versenden, mit dem die Uhr offiziell in Gang gesetzt wird und der Bewertungsprozess beginnt. Die OFCCP ist jedoch gesetzlich verpflichtet, die CSAL-Liste in einem zugänglichen elektronischen Format zu veröffentlichen, da sie häufig angefordert wird und es sich um eine Bundesakte handelt, die nicht unter eine der Ausnahmen des Freedom of Information Act (FOIA) fällt. Das FOIA von 2016 verlangt von Bundesbehörden, dass sie Aufzeichnungen, die drei Mal oder öfter angefordert wurden und wahrscheinlich Gegenstand weiterer Anfragen werden, in einem elektronischen Format zur öffentlichen Einsichtnahme zur Verfügung stellen". Die Informationen in der CSAL-Liste fallen nicht unter die Ausnahmen oder Ausschlüsse des FOIA.
Die Auftragnehmer könnten vermuten, dass die OFCCP mit der Abschaffung der per Post verschickten Briefe eine Kosteneinsparung anstrebt. Die OFCCP hat im Februar 2018 1.000 CSALs an Auftragnehmereinrichtungen versandt, gefolgt von einer weiteren Runde im September 2018. Das sind zwar viele Briefe, aber selbst die Kosten für das Porto für 3.000 CSALs sind im Vergleich zum Millionen-Dollar-Budget der OFCCP unbedeutend, selbst wenn es für das Haushaltsjahr 2019 gekürzt wurde. Vielmehr könnte die "Umstellung" auf eine Online-Liste ein Versuch der OFCCP sein, "die Effizienz und Effektivität der Organisation durch die Modernisierung" eines Aspekts des "Betriebsmodells der Agentur" zu verbessern. Dieser Gedanke wurde 2018 im Haushaltsanhang zum Haushaltsvorschlag des OMB für 2019 vorgeschlagen, der eine Kürzung des OFCCP-Haushalts um 12,5 % vorsah.
In der Ankündigung der Behörde vom Februar werden die Auftragnehmer darüber informiert, dass die Liste der CSALs für 2019 Mitte bis Ende März 2019 in der FOIA-Bibliothek der OFCCP online gestellt wird. Darüber hinaus wird die OFCCP eine weitere Bekanntmachung herausgeben, wenn die Liste tatsächlich veröffentlicht wird. Die OFCCP empfiehlt Auftragnehmern außerdem, sich für die OFCCP-E-Mail-Updates anzumelden, um rechtzeitig über die Veröffentlichung der CSAL sowie andere Ressourcen zur Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften in Echtzeit informiert zu werden. Im Gegensatz zu einer Flut von OFCCP-bezogenen E-Mails sollten Auftragnehmer darauf achten, regelmäßig, mindestens bis zum Ende des Monats, die FOIA-Bibliothek der OFCCP für die CSAL 2019 zu überprüfen. Setzen Sie ein Lesezeichen für diese Seite und besuchen Sie sie regelmäßig!
Abschnitt 503: Gezielte Überprüfungen in der nächsten Runde eingeschlossen
Craig Leen, der neue Direktor der OFCCP, hat seine Absicht bekannt gegeben, die Zahl der 2019 durchgeführten Compliance-Bewertungen mehr als zu verdreifachen und zusätzlich die Einhaltung von Section 503 mit gezielten Überprüfungen zu überprüfen. In der Ankündigung der OFCCP vom Februar über die Veröffentlichung von CSALs wurden die Auftragnehmer auch darüber informiert, dass die "neue Liste" Einrichtungen enthalten wird, die für gezielte Überprüfungen von Section 503 und "Compliance Checks" im Rahmen der Richtlinie 2018-07, Affirmative Action Program Verification Initiative Directive der Behörde ausgewählt wurden. Zur Erinnerung: Die OFCCP hat am 10. August 2018 die Richtlinie 2018-04 erlassen. Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, "dass ein Teil der zukünftigen Terminlisten gezielte Überprüfungen in Bezug auf jede der drei Behörden, die die OFCCP durchsetzt," einschließlich Abschnitt 503, enthalten muss. Die Ankündigung der OFCCP vom Februar bezog sich nicht auf VEVRAA oder Executive Order 11246, die beiden anderen Behörden, die die Behörde durchsetzt.
Im November 2018 genehmigte das OMB den "unwesentlichen Änderungsantrag" der OFCCP für einen Scheduling Letter for Focused Reviews - eine neue Version des Scheduling Letter der OFCCP, der an Auftragnehmer geschickt wird, die für gezielte Überprüfungen ausgewählt werden. Zu den wichtigsten Punkten dieses "überarbeiteten" Scheduling Letter gehören:
- Der Focused Review Scheduling Letter enthält keine zusätzlichen Formatanforderungen. Die Auftragnehmer können sich damit trösten, dass es sich bei dem Schreiben um eine erfrischend vereinfachte, wenn nicht gar abgespeckte Version des Standard OFCCP Scheduling Letter und Itemized Listing handelt.
- Wie von den Auftragnehmern zu erwarten, enthält das von der OMB genehmigte "Focused Review Scheduling Letter" NUR Aufforderungen zur Übermittlung von Informationen nach Abschnitt 503, mit der begrenzten Ausnahme, dass zwei spezifische Elemente angefordert werden, die sich nicht unbedingt auf die Anforderungen nach Abschnitt 503 beziehen, da sie nur Informationen über Ethnie und Geschlecht enthalten: (1) der Executive Order 11246 Affirmative Action Plan des Auftragnehmers und (2) EEO-1-Berichte aus drei Jahren. Der EO 11246 AAP muss keine aufgeschlüsselten Daten enthalten, und es ist nicht klar, warum die Agentur die Anforderung des EO 11246 AAP aufgenommen hat, da ein separater Punkt in dem Schreiben die Vorlage der "Bildung von Arbeitsplatzgruppen" verlangt, auf der die Nutzungsanalyse nach Abschnitt 503 basieren würde.
- Das von der OMB genehmigte Schreiben zur Planung von gezielten Überprüfungen hat eine kurze Haltbarkeit und läuft am 30. Juni 2019 aus. Die Auftragnehmer sollten nicht darauf hoffen, dass das Ablaufdatum bedeutet, dass die gezielten Überprüfungen verschwinden werden. Vielmehr läuft der Standard OFCCP Scheduling Letter, der im Juli 2016 in Kraft trat, ebenfalls am 30. Juni 2019 aus. Das OMB muss seine Verlängerung im Rahmen des regulären dreijährigen Überprüfungsprozesses der Behörde überprüfen und genehmigen. Daher ist es wahrscheinlich, dass die OFCCP beide Schreiben gleichzeitig zur Prüfung und Genehmigung vorlegen wird, so dass sie in Bezug auf das Datum des Inkrafttretens und das Ablaufdatum denselben Zeitrahmen haben.
Darüber hinaus wird die OFCCP laut ihrem Antrag auf "unwesentliche Änderungen" bei der OMB nicht mehr Compliance-Bewertungen als Ergebnis der gezielten Überprüfungen durchführen, "da sie nicht zusätzlich zu, sondern anstelle von [Standard-]Compliance-Überprüfungen in einer Reihe von Fällen durchgeführt werden".
Kurzum, es ist die Zeit der Compliance-Überprüfungen. Auftragnehmer sollten proaktiv die Website der OFCCP überwachen, eine Anmeldung für die OFCCP-E-Mail-Updates in Erwägung ziehen, die AAPs aktualisieren und - falls noch nicht geschehen - mit der Überprüfung Ihrer Einstellungs- und Vergütungsdaten beginnen und Ihre Bemühungen in gutem Glauben verstärken.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
