Die OFCCP hat 2018 nun insgesamt sieben (7) Richtlinien veröffentlicht. Mit der Absicht, die Kluft zwischen der Durchsetzung der Behörde und den Compliance-Verpflichtungen der Bundesauftragnehmer zu verringern, hat die OFCCP in der zweiten Hälfte des Jahres 2017 und im ersten Quartal 2018 Townhall- und Stakeholder-Treffen abgehalten. Bei diesen Treffen hörte die OFCCP zu, diskutierte mit den Bundesvertragsnehmern und versicherte ihnen, dass sie eine kooperativere und transparentere Durchsetzungsbehörde sei. Einige der von der OFCCP in den letzten Monaten herausgegebenen Richtlinien enthalten Maßnahmen zur Behebung von Problemen, die bei diesen Treffen angesprochen wurden. Beispiele für diese Richtlinien sind die Herausgabe von Vorbescheiden, die Aufhebung und/oder Überarbeitung der Richtlinie 307 und der Contractor Recognition Award.
Im Rahmen ihrer kontinuierlichen Bemühungen, Auftragnehmer bei der Einhaltung ihrer Verpflichtungen zu unterstützen, kündigte die OFCCP am 11. September 2018 einen Richtlinienvorschlag an, der den Aufwand für diejenigen verringern wird, die funktionale Bestätigungsmaßnahmenpläne (Functional Affirmation Action Plans, FAAPs) entwickeln oder entwickeln möchten. Der Richtlinienvorschlag steht nun bis zum 13. November 2018 zur Einsichtnahme und für öffentliche Kommentare zur Verfügung.
Was ist ein FAAP?
Liefer- und Dienstleistungsunternehmen können sich dafür entscheiden, Affirmative Action Programs (AAPs) auf der Grundlage ihrer Standorte oder Niederlassungen (41 CFR 60-2.1[b]) oder auf der Grundlage der Geschäftsbereiche oder Funktionen des Unternehmens (41 CFR 60-2.1[d][4]) zu entwickeln. Für einige Auftragnehmer sind funktionsbasierte AAPs sinnvoller, insbesondere wenn jede Geschäftseinheit innerhalb der Organisation wirklich unabhängig vom Rest funktioniert. Während standort- oder betriebsbezogene AAPs horizontal angelegt sind und Mitarbeiter aus verschiedenen Geschäftsbereichen umfassen können, sind funktionsbezogene AAPs vertikal angelegt und umfassen Mitarbeiter innerhalb desselben Geschäfts- oder Funktionsbereichs mit einem bestimmten "Leiter", z. B. dem Vizepräsidenten für Marketing oder Produktion, einem EVP für Business Technology usw. Folglich sind FAAP-Analysen besser auf die einzelnen Funktionseinheiten und letztlich auf diejenigen abgestimmt, die für die Mitarbeiter innerhalb dieser Einheit "verantwortlich" sind.
FAAP-Anforderungen
Nach Angaben der OFCCP gibt es derzeit nur einundsiebzig (71) FAAP-Vereinbarungen, und jedes Jahr werden schätzungsweise zwei (2) Vereinbarungen gekündigt. Wenn die Entwicklung von FAAPs für die wirksame Umsetzung von Programmen zur Förderung von Minderheiten sinnvoller ist, warum entwickeln dann nicht mehr Auftragnehmer FAAPs? Dafür gibt es drei (3) Hauptgründe: 1) nicht alle Organisationen haben ausreichend große Geschäftseinheiten, um die Entwicklung funktionsbasierter AAPs zu rechtfertigen, 2) die Anforderungen für die Entwicklung und Pflege von FAAPs sind für Auftragnehmer zu aufwändig, und 3) die Zusammenfassung aller Mitarbeiter/Transaktionen in weniger AAPs (in der Regel wird eine Organisation weitaus weniger FAAPs als einrichtungsbasierte AAPs haben) erhöht per definitionem die Anzahl der Mitarbeiter pro Plan und damit auch die rechtliche Belastung.
Gegen den ersten Grund lässt sich nicht viel tun - eine zu geringe Anzahl von Mitarbeitern führt zu nutzlosen AAP-Analysen, und die Anzahl der Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Geschäftseinheit steht in direktem Zusammenhang mit der Größe des Unternehmens und der Anzahl der verschiedenen "Funktionen". Aus diesem Grund werden FAAPs in der Regel von mittelgroßen bis großen Auftragnehmern eingesetzt.
Was die übermäßig schwerfälligen Anforderungen betrifft, so gibt es hier viel Raum für Verbesserungen. Bedenkt man den zusätzlichen Aufwand, der für die Entwicklung von FAAPs erforderlich ist, so ist leicht zu erkennen, dass dieser den Nutzen, den der Auftragnehmer aus besser abgestimmten FAAP-Analysen ziehen könnte, leicht überwiegen kann.
Nach der derzeitigen, nicht überarbeiteten Richtlinie muss eine bestehende FAAP-Vereinbarung jedes Mal geändert werden, wenn der Auftragnehmer Änderungen der Geschäftsstruktur oder der Funktion seiner Organisation meldet. 
Zunächst einmal kann ein Auftragnehmer keine FAAPs erstellen, ohne die Genehmigung der OFCCP einzuholen (für betriebsbezogene AAPs gilt diese Anforderung nicht). Zusammen mit dem schriftlichen Genehmigungsantrag muss der Auftragnehmer einen Nachweis über den Bundesvertrag, die Unternehmensstruktur, ein Organigramm, die Anzahl der Mitarbeiter, die Begründung für den Antrag auf Erstellung von FAAPs und eine Reihe weiterer Informationen vorlegen. Nach der derzeitigen, nicht überarbeiteten Richtlinie muss eine bestehende FAAP-Vereinbarung jedes Mal geändert werden, wenn der Auftragnehmer Folgendes meldet 1 Änderungen in der Geschäftsstruktur oder Funktion seiner Organisation 2. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer 120 Tage vor Ablauf der FAAP-Vereinbarung eine schriftliche Mitteilung an die OFCCP übermitteln, in der er bestätigt, dass es keine geschäftlichen oder funktionellen Änderungen in seiner Organisation gibt, und dass er weiterhin FAAPs entwickeln darf. Zwar können sowohl die OFCCP als auch der Auftragnehmer die FAAP-Vereinbarung kündigen, doch muss eine der beiden Parteien zuvor eine 90-tägige Kündigungsfrist einhalten. Eine vollständige Liste der Anforderungen für die Entwicklung, Beibehaltung und Beendigung von FAAP-Vereinbarungen ist in der vorgeschlagenen FAAP-Richtlinie enthalten.
Und schließlich kann die Zusammenfassung aller Arbeitnehmer/Vorgänge in weniger ZVE zu einem größeren rechtlichen Risiko führen. Wo (vielleicht) 200 Beschäftigte und/oder Vorgänge (z. B. Einstellungen, Beförderungen, Kündigungen) in einem betriebsbezogenen AAP enthalten sein könnten, könnten nun 2.000 in einem FAAP enthalten sein, da es weniger FAAPs gibt, die die gesamte Belegschaft abdecken. Mit der erhöhten Anzahl an Personen steigt nicht nur die Möglichkeit, statistisch signifikante Unterschiede zu erzeugen, sondern auch die mit diesen Unterschieden verbundene Haftung aufgrund der größeren Anzahl "betroffener Arbeitnehmer und/oder Bewerber".
Vorgeschlagene Änderungen an der FAAP-Richtlinie
Die OFCCP erkennt die Tatsache an, dass einrichtungsbezogene AAP nicht immer die Arbeitsweise von Unternehmen widerspiegeln, weshalb die Entwicklung von FAAPs für einige Auftragnehmer die bessere Option darstellt. Die Behörde ermutigt Auftragnehmer, die Entwicklung von FAAPs für ihre Organisationen in Erwägung zu ziehen, und bemüht sich gleichzeitig, die Anforderungen für die Genehmigung zu verringern.
Im Folgenden werden die vorgeschlagenen Änderungen am FAAP-Programm erläutert:
- Verlängert die Laufzeit der FAAP-Vereinbarungen von drei (3) auf fünf (5) Jahre.
- Die Anforderung einer [mindestens] einmaligen Bewertung der Einhaltung der Vorschriften während der Laufzeit der Vereinbarung wird abgeschafft.
- Verlängert den Freistellungszeitraum von 24 auf 36 Monate für FAAPs, die sich einer Konformitätsbewertung unterzogen haben.
- Die Prüfung der Einhaltung der EEO-Vorschriften durch den Auftragnehmer während des Genehmigungsverfahrens entfällt.
- Die dreijährige Wartezeit für die erneute Beantragung einer FAAP-Vereinbarung nach Beendigung der vorherigen Vereinbarung wird aufgehoben.
- Die jährliche Verpflichtung zur Änderung der FAAP-Vereinbarungen wird abgeschafft.
Diese vorgeschlagenen Änderungen werden wahrscheinlich dazu beitragen, einige der oben genannten Belastungen zu beseitigen, aber reichen sie aus, um Auftragnehmer zu ermutigen, über die Bedenken hinwegzusehen und den Wechsel zu funktionsbasierten AAPs in Betracht zu ziehen? Sollte die OFCCP erwägen, die zusätzlichen FAAP-Anforderungen ganz abzuschaffen und den Auftragnehmern einfach die Freiheit zu lassen, die AAP-Struktur zu wählen, die am besten zu ihrem Unternehmen passt?
Die vorgeschlagene FAAP-Richtlinie ist jetzt in ihrer Gesamtheit zur Überprüfung und für Rückmeldungen verfügbar. Kommentare können unter www.regulations.gov/ eingereicht werden . Jetzt ist es an der Zeit, dass unsere Stimmen gehört werden.
1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, der OFCCP alle strukturellen Änderungen in der Organisation zu melden.
2. Änderungen an der FAAP-Vereinbarung verlängern nicht die Laufzeit der Vereinbarung (derzeit 3 Jahre).
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
