Der amtierende Direktor der OFCCP spricht auf der nationalen ILG-Konferenz 2018

In der letzten Juliwoche 2018 gab es im Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des Arbeitsministeriums einen Wechsel in der Leitung. Direktor Ondray Harris trat nach einer kurzen Amtszeit zurück, und Senior Advisor Craig Leen wurde als amtierender Direktor des OFCCP eingesetzt. Seitdem hat der amtierende Direktor Leen eine Reihe von Prioritäten und Initiativen für die Behörde auf den Weg gebracht.

In seiner ersten vollen Woche in seinem neuen Amt hielt der amtierende Direktor Leen eine Rede auf der 2018 Industry Liaison (ILG) Group National Conference. Die ILG National Conference fand vom 31. Juli bis 3. August in Anaheim, Kalifornien, statt und bietet Arbeitgebern die Möglichkeit, untereinander und mit Vertretern der Bundesbehörden, die Initiativen in diesen Bereichen beaufsichtigen, über Chancengleichheit, positive Maßnahmen und Vielfalt zu diskutieren. Der Leiter der OFCCP hat traditionell die Gelegenheit, in der Eröffnungssitzung der Konferenz eine Rede zu halten, und Herr Leen nutzte diese Gelegenheit, um einen Ausblick auf seine Erwartungen an die OFCCP und an Organisationen zu geben, die die Gesetze einhalten müssen, die die OFCCP durchsetzt. Unerwartet hielt Herr Leen auch einen Vortrag über bewährte Praktiken in Bezug auf Menschen mit Behinderungen und schloss die Konferenz 2018 mit Anmerkungen zu seinen Beobachtungen während der Konferenz ab.

In seiner Grundsatzrede am Eröffnungstag der Konferenz erläuterte Herr Leen seine Vision einer Partnerschaft zwischen der OFCCP und der Gemeinschaft der Bundesauftragnehmer. Er brachte seine Überzeugung zum Ausdruck, dass die Auftragnehmer die von der OFCCP durchgesetzten Gesetze und Vorschriften einhalten wollen und dass die OFCCP dafür verantwortlich ist, deutlich zu machen, was die Behörde von den Auftragnehmern und Unterauftragnehmern des Bundes erwartet. Er erklärte, dass die Behörde dafür verantwortlich sei, den Auftragnehmern dabei zu helfen, die Vorschriften zu 100 % einzuhalten, und dass die Behörde ihre Arbeit in angemessener Weise durchführen müsse. Er betonte auch, dass eine Partnerschaft in beide Richtungen gehen muss. Ein Aspekt dieser Partnerschaft besteht darin, dass Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer, die die entsprechenden Schwellenwerte für die Rechtsprechung erfüllen, ihre jährlichen Pläne für positive Maßnahmen erstellen müssen. Die Auftragnehmer und Unterauftragnehmer müssen auch ihren Verpflichtungen nachkommen, indem sie bei der Rekrutierung verschiedene Kandidaten ansprechen und Diskriminierung bei der Beschäftigung aufgrund von Ethnie, Geschlecht, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, geschütztem Veteranenstatus und Behinderung verhindern.

Herr Leen erklärte, dass die Maßnahmen, die die Agentur ergreift oder ergreifen wird, auf einem der folgenden Grundprinzipien beruhen: Transparenz, Sicherheit, Effizienz und Anerkennung. Diese Grundsätze beruhen zum Teil auf einer Reihe von Empfehlungen, die das Government Accounting Office (GAO) im September 2016 herausgegeben hat. Die OFCCP hat in mehreren Städten Anhörungen abgehalten, um die Reaktionen auf den GAO-Bericht zu erfassen, und versucht, die GAO-Empfehlungen in ihren Gesamtauftrag einzubeziehen.

Grundsatz 1: Transparenz

Der amtierende Direktor Leen machte deutlich, dass die OFCCP beabsichtigt, die Gründe für Entscheidungen und Maßnahmen der Behörde transparenter zu machen. In Bezug auf dieses Thema der Transparenz erörterte Herr Leen Folgendes:

• Die OFCCP hat im Februar 2018 eine Richtlinie über die Verwendung von Vorabbestimmungsmitteilungen (Predetermination Notices, PDNs) herausgegeben. PDNs werden von der OFCCP ausgestellt, um Organisationen darüber zu informieren, dass die Behörde im Rahmen einer Überprüfung der Einhaltung der Bestimmungen für positive Maßnahmen eine Diskriminierung bei der Beschäftigung festgestellt hat. Die Richtlinie schreibt die Ausstellung von PDNs in allen Fällen vor, in denen die Behörde der Meinung ist, dass sie individuelle und/oder systemische Diskriminierung entdeckt hat. Dies ermöglicht es einer Organisation, auf die Feststellungen der Behörde zu reagieren, bevor ein formelles Durchsetzungsverfahren eingeleitet wird.
• Im April 2018 veröffentlichte die OFCCP ihre Methodik für die Zusammenstellung ihrer jüngsten Liste von Organisationen, die einer Überprüfung der Einhaltung der Bestimmungen zu positiven Maßnahmen unterzogen werden. Die OFCCP hatte diese Informationen in der Vergangenheit nie veröffentlicht. In dem von der OFCCP zur Verfügung gestellten Dokument wurden die Schritte beschrieben, die die Behörde unternimmt, um zu bestimmen, welche Einrichtungen möglicherweise einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften unterzogen werden.
• In der Zeit, in der Herr Leen in Anaheim war, veröffentlichte die OFCCP ein Dokument mit dem Titel "What Contractors Can Expect". Dieses Dokument gibt Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern ein Gefühl dafür, wie ihre Interaktionen mit der OFCCP ablaufen sollten. Der amtierende Direktor Leen bezeichnete dieses Dokument während der Konferenz wiederholt als "Contractor's Bill of Rights".
• Die Behörde erwägt die Einrichtung eines Ombudsmannes, der als dritte Partei die Bedenken von Organisationen in Bezug auf ihre Interaktion mit der OFCCP prüfen soll.

Grundsatz 2: Gewissheit

Der amtierende Direktor Leen erläuterte die Verpflichtung der Agentur, mehr Sicherheit in Bezug auf die Ergebnisse ihrer Regulierungsüberprüfungen zu schaffen. In Bezug auf das Thema Sicherheit erörterte Herr Leen die folgenden Punkte:

• Die Behörde ist dabei, die Richtlinie 2013-03 (früher bekannt als Richtlinie 307) zu überarbeiten, die den Compliance-Beauftragten Anweisungen zur Bewertung der Vergütungssysteme, -richtlinien und -entscheidungen einer Organisation gibt. Die derzeitige Richtlinie gibt der OFCCP einen großen Spielraum, um Vergütungsanalysen nach eigenem Ermessen auf der Grundlage der Umstände der jeweiligen Compliance-Prüfung durchzuführen. Dieser Ermessensspielraum ist so groß, dass die OFCCP das Recht hat, scheinbar unähnliche Arbeitsplätze zusammenzufassen, um festzustellen, ob es Ungleichheiten bei der Vergütung gibt. Der amtierende Direktor Leen erklärte, dass die OFCCP den Organisationen dabei helfen muss, zu verstehen, wie die OFCCP die Vergütung bewertet, damit die Organisationen ähnliche Analysen durchführen können, wie sie die Behörde durchführen wird. So muss die Behörde beispielsweise mehr Hinweise dazu geben, wie Positionen gruppiert werden, damit die Organisationen die Ergebnisse der OFCCP-Analysen nachvollziehen können.
• Die Behörde erwägt die Herausgabe von Stellungnahmen, ähnlich wie bei anderen Regierungsbehörden. Opinion Letters würden es der OFCCP ermöglichen, den Auftragnehmern auf der Grundlage eines bestimmten Sachverhalts oder eines bestimmten Teils der bundesstaatlichen Vorschriften öffentlich Hinweise zu geben.
• Herr Leen erklärte, dass die oben erwähnte PDN-Richtlinie Teil der Bemühungen der Behörde sei, Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern, die mit der Einschätzung konfrontiert sind, dass eine Diskriminierung im Beschäftigungsbereich stattgefunden hat, Sicherheit zu geben.

Grundsatz 3: Effizienz

Der amtierende Direktor Leen erklärte, er wolle die OFCCP effizienter machen. Er wies darauf hin, dass die Behörde eine beträchtliche Anzahl "veralteter Fälle" habe und dass es nicht akzeptabel sei, dass Überprüfungen der Einhaltung der Vorschriften mehrere Jahre andauerten. In Bezug auf das Thema Effizienz erörterte Herr Leen Folgendes:

• Herr Leen erklärte, dass die Agentur daran arbeitet, Überprüfungen der Einhaltung der Vorschriften abzuschließen, die seit vielen Jahren offen sind und bei denen es in letzter Zeit keine Maßnahmen seitens der Agentur gegeben hat. Er erklärte, dass Fälle, die keine Anzeichen von Diskriminierung aufweisen, schnell abgeschlossen werden sollten.
• Herr Leen hat sich zum Ziel gesetzt, den Teil der Prüfung der Einhaltung der Vorschriften innerhalb von 45 Tagen ab dem Zeitpunkt abzuschließen, zu dem die Informationen von einem Bundesauftragnehmer oder Unterauftragnehmer eingereicht werden. Herr Leen erklärte, dass die Behörde mit den Organisationen zusammenarbeiten wird, um die Fälle voranzutreiben, und dass er davon ausgeht, dass selbst die schwierigsten Fälle innerhalb eines Jahres abgeschlossen sein sollten.
• Zum Thema Effizienz äußerte Herr Leen seine Enttäuschung über Situationen, in denen der OFCCP der Zugang zu Informationen verweigert wurde, die sie gemäß den Bundesvorschriften für positive Maßnahmen anfordern kann. Er wies darauf hin, dass die OFCCP bei ihren Anfragen nach zusätzlichen Informationen vernünftig vorgehen wird, aber dass Organisationen den Zugang zu Informationen, die die OFCCP überprüfen darf, nicht verweigern können. Wenn eine Organisation der Meinung ist, dass die OFCCP eine unangemessene Anfrage gestellt hat, sollte sie sich mit dem zuständigen Bezirks- oder Regionalbüro in Verbindung setzen, um die Agentur auf ihre Bedenken aufmerksam zu machen.

Grundsatz 4: Anerkennungen

Der amtierende Direktor Leen erklärte, dass die OFCCP nach Programmen sucht, mit denen Bundesauftragnehmer und -unterauftragnehmer für vorbildliche Bemühungen bei der Umsetzung der Bundesgesetze zur Förderung von Maßnahmen zur Gleichbehandlung ausgezeichnet werden. Er erklärte, dass die Behörde möglicherweise die Wiedereinführung von Programmen prüft, die die OFCCP früher zur Anerkennung von Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern eingesetzt hat. Diese Anerkennung könnte eine Befreiung von zukünftigen Überprüfungen der Einhaltung von Gesetzen an Standorten, die anerkannt werden, beinhalten. Herr Leen erklärte auch, dass die Behörde sich für den Einsatz von Ausbildungsprogrammen einsetzen und diejenigen Organisationen anerkennen möchte, die effektive Ausbildungsprogramme haben.

 Um dieses "Trittbrettfahrer"-Problem in den Griff zu bekommen, erwägt die Behörde ein Verfahren, bei dem die Organisationen jährlich bestätigen müssen, dass sie ihre Pläne für positive Maßnahmen vervollständigen.

Zertifizierung, gezielte Überprüfungen und Behinderteninitiativen

Während seines Eröffnungsvortrags und der anschließenden Präsentationen machte Herr Leen deutlich, dass die Agentur erwartet, die Gemeinschaft der Auftragnehmer zu erreichen. Herr Leen machte jedoch auch deutlich, dass die Agentur eine 100%ige Einhaltung der Bundesgesetze über positive Maßnahmen erwartet, insbesondere im Hinblick auf die Erstellung der jährlichen Pläne für positive Maßnahmen einer Organisation. Er äußerte die Befürchtung, dass es zu viele "Trittbrettfahrer" gebe, die die Unfähigkeit der Behörde zur Durchführung von Konformitätsprüfungen bei allen Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern ausnutzten, indem sie nur dann AAPs erstellten, wenn sie von der OFCCP kontaktiert würden. Um dieses "Trittbrettfahrer"-Problem in den Griff zu bekommen, erwägt die Behörde ein Verfahren, bei dem die Unternehmen bescheinigen müssen, dass sie ihre Pläne für positive Maßnahmen jährlich fertig stellen. Diese Bescheinigung könnte so einfach sein wie das Ankreuzen eines Kästchens auf einem Formular, das der OFCCP vorgelegt wird, oder sie könnte die jährliche Vorlage bestimmter Komponenten der AAPs einer Organisation beinhalten.

Herr Leen erklärte auch, dass die Behörde mit gezielten Überprüfungen rechnet, bei denen die OFCCP nur die Einhaltung eines der Gesetze, die die Behörde durchsetzt, überprüfen würde. So könnte die Behörde beispielsweise nur die Einhaltung der Vorschriften zur Umsetzung von Abschnitt 503 des Rehabilitationsgesetzes überprüfen und sich dabei ausschließlich auf Fragen zu Behinderungen konzentrieren. Die Behörde geht davon aus, dass diese gezielten Überprüfungen eine Vor-Ort-Komponente umfassen werden, bei der ein Compliance Officer mehr über die Bemühungen und Ergebnisse einer Organisation erfahren kann.

Während seiner Zeit bei der ILG National Conference sprach der amtierende Direktor Leen über sein Interesse an Programmen, die Menschen mit Behinderungen betreffen. Herr Leen war im Laufe seiner Karriere in verschiedenen Zusammenhängen an der Überwachung von Programmen für Menschen mit Behinderungen beteiligt und wies darauf hin, dass die Durchsetzung der OFCCP-Vorschriften für Menschen mit Behinderungen einen wichtigen Schwerpunkt darstellen würde. Er äußerte seine Besorgnis darüber, dass Menschen Menschen mit Behinderungen nicht mit Respekt behandelt werden. Er ermutigte die Arbeitgeber ausdrücklich dazu, Wege zu finden, um die Selbstanzeige von Menschen mit Behinderungen zu erhöhen.

Zusammenfassung

Die Vorträge von Craig Leen auf der ILG National Conference 2018 stießen bei den Teilnehmern auf überwältigende Zustimmung. Der Auftritt von Herrn Leen auf der Konferenz vermittelte ein klares Bild von der sich verändernden Natur der OFCCP und den Erwartungen der OFCCP. Einige wichtige Erkenntnisse sind:

• Der Gedanke, dass die OFCCP und die Auftragnehmergemeinschaft partnerschaftlich zusammenarbeiten müssen, war eine erfrischende Abwechslung zu der Vorstellung der vorherigen Regierung, dass die OFCCP die angeblich grassierende Diskriminierung unter den Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern aufdecken müsse.
• Die OFCCP hat bereits Anstrengungen unternommen, um ihre Entscheidungen und Initiativen transparenter zu gestalten, und es scheint, dass die OFCCP bereit ist, der Gemeinschaft der Auftragnehmer noch mehr Informationen zur Verfügung zu stellen.
• Die OFCCP will sich bemühen, die Fälle effizienter abzuschließen, und hat ein offenes Ohr für die Bedenken der Arbeitgeber in Bezug auf aufwändige Auskunftsersuchen.
• Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer müssen sich darüber im Klaren sein, dass die OFCCP eine Partnerschaft erwartet, in der sich die Unternehmen um eine 100-prozentige Einhaltung der Gesetze und Vorschriften zur Förderung von Maßnahmen zur Gleichstellung bemühen. Die Unternehmen werden wahrscheinlich aufgefordert werden, dies zu bestätigen, und Unternehmen, die dies nicht bestätigen oder nach der Bestätigung keine Maßnahmen ergreifen, werden sich wahrscheinlich in einer schwierigen Situation wiederfinden.
• Die OFCCP beabsichtigt, in angemessenem Umfang Informationen anzufordern, und erwartet, dass die Organisationen der Agentur auf Anfrage Zugang zu diesen Informationen gewähren.

Es ist erwähnenswert, dass die OFCCP seit der ILG National Conference 2018 eine Reihe von wichtigen Dokumenten veröffentlicht hat, die Herrn Leens Vision für die Behörde entsprechen. Während der Konferenz veröffentlichte die OFCCP ihr Dokument "What Federal Contractors Can Expect". Anschließend veröffentlichte die OFCCP eine Richtlinie zu gezielten Überprüfungen, in der die Absicht der Behörde erörtert wird, diese Art der Überprüfung ab dem Bundesfinanzjahr 2019 (das im Oktober 2018 beginnt) voranzutreiben. Diese Dokumente sind auf der Website der OFCCP unter https://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/directives/dirindex.htm verfügbar .

Die neue OFCCP des amtierenden Direktors Craig Leen wird eine andere Version der Behörde sein. Die OFCCP wird offener für Anregungen und Bedenken von Organisationen sein, die von der Behörde beaufsichtigt werden, und sie wird mehr Anreize bieten, um diese Organisationen bei der Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen. Die OFCCP hat jedoch auch Erwartungen an Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer, die sich als problematisch für Organisationen erweisen können, die ihre grundlegenden rechtlichen Anforderungen nicht erfüllen.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist weder als Rechtsberatung noch als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände in Ihrem Unternehmen gedacht. Alle Originalmaterialien sind urheberrechtlich geschützt © HR Analytical Services Inc. 2018.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.