Leitfaden für kleine Unternehmen mit Bundesverträgen

Verwandte Ressource: Verwenden Sie diese OFCCP-Prüfliste, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften der OFCCP, einschließlich VEVRAA, Abschnitt 503 und EO 11246, einhalten.

Sind Sie ein Unternehmen oder eine Organisation, das/die mit der Bundesregierung zusammenarbeitet und dessen/deren Vertragsvolumen 10.000 Dollar übersteigt? Wenn ja, gelten Sie gemäß der Executive Order 11246 höchstwahrscheinlich als Auftragnehmer des Bundes und die vom Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums durchgesetzten Vorschriften, die für positive Maßnahmen (Affirmative Action - AA) und Chancengleichheit bei der Beschäftigung (Equal Employment Opportunity - EEOC) im Zusammenhang mit Einstellungs- und Beschäftigungspraktiken gelten, finden auf Sie Anwendung.

Die OFCCP verlangt von Bundesauftragnehmern und -unterauftragnehmern durch ihre Vorschriften, dass sie Stellenausschreibungs- und Meldeverfahren einrichten, um Arbeitsplätze für verschiedene Gruppen, einschließlich Veteranen, Menschen mit Behinderungen, Minderheiten und Frauen, sowie für andere geschützte Segmente des Arbeitsmarktes bereitzustellen.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einem staatlichen Auftrag sind, sollten Sie folgende sechs wichtige Dinge über die Einhaltung der OFCCP-Bestimmungen wissen.

1. Verstehen Sie die obligatorischen Anforderungen für die Stellenausschreibung und die Berichterstattung. Als Bundesauftragnehmer müssen Sie nachweisen können, dass Sie aktiv mit den staatlichen Arbeitsämtern zusammenarbeiten, Stellen ausschreiben und Aufzeichnungen über Bewerber führen. Die OFCCP-Vorschriften zur Stellenausschreibung schreiben vor, dass alle Stellen (mit Ausnahme von Führungspositionen, Stellen mit einer Dauer von höchstens drei Tagen oder intern besetzten Stellen) allen qualifizierten Personen zugänglich gemacht werden müssen, unabhängig von ihrem Minderheitenstatus. Dazu gehört auch die Einhaltung von Verfahren, die sicherstellen, dass die staatlichen Arbeitsagenturen über freie Stellen informiert werden, damit diese Stellenausschreibungen eine vielfältige Gruppe potenzieller Mitarbeiter erreichen.
2. Halten Sie Daten bereit. Die Aufbereitung von Einstellungsdaten ist eine zentrale Komponente des Compliance-Prozesses. Es ist zwingend erforderlich, dass Arbeitgeber proaktiv Daten über Stellenausschreibungen pflegen und diese zur Vorlage bereithalten, falls sie während einer Prüfung und auf jährlicher Basis dazu aufgefordert werden. Ein effektiver Weg ist die Zusammenarbeit mit Stellenbörsen, die sich auf die Einhaltung der OFCCP-Vorschriften konzentrieren, da sie bei der Pflege und Einreichung von Berichten nach Bedarf helfen können. Darüber hinaus sollten Sie alle internen Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Einstellung von Mitarbeitern, einschließlich Vergütungsdaten, Personalakten und anderer Richtlinien und Verfahren, sorgfältig aufbewahren.
3. Halten Sie einen AA-Plan bereit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter gut informiert sind und sich an den Maßnahmen zur Förderung der Chancengleichheit und an den Einstellungspraktiken beteiligen. Damit eine Compliance-Strategie wirksam ist, sollte Ihr AA-Plan von allen Mitarbeitern, die an der Einstellung von Mitarbeitern und an Ihren Diversity-Initiativen beteiligt sind, entwickelt, kommuniziert und umgesetzt werden.
4. Stellenausschreibungs- und Berichterstattungsstrategien müssen vorhanden sein. Die Anforderungen an die Stellenausschreibung sind das Kernstück der Erfüllung der Compliance-Parameter. Sie sind verpflichtet, Stellenausschreibungen staatlichen Stellen und anderen Arbeitsvermittlungssystemen zur Verfügung zu stellen, die geschützte Veteranen gemäß VEVRAA und andere Personen mit Minderheitenstatus erreichen, damit diese vorrangig Zugang zu Stellenangeboten haben. Und wie wir bereits erwähnt haben, müssen Sie auch Daten über Stellenausschreibungen pflegen und die erforderlichen Berichte vorlegen.
5. Kennen Sie die für die OFCCP geltenden Gesetze. Es wurden mehrere Gesetze erlassen, die sich auf positive Maßnahmen und EEO-Einstellungen auswirken, darunter das Rehabilitationsgesetz, dessen Abschnitt 503 positive Maßnahmen für Menschen mit Behinderungen vorschreibt. Ein weiteres Gesetz, der Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act (VEVRAA), wurde 1974 erlassen und schreibt vor, dass Unternehmen, die mit der Regierung zusammenarbeiten, sicherstellen müssen, dass ihre Stellenangebote qualifizierte Vietnam-Veteranen erreichen, die aus dem Krieg nach Hause zurückgekehrt sind, und dass es keine Diskriminierung im Einstellungsverfahren gibt. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter mit diesen und anderen Gesetzen, die die OFCCP-Anforderungen regeln, nicht vertraut sind, sollten Sie dies jetzt nachholen.
6. Bereiten Sie sich auf das OFCCP-Auditverfahren vor. Bei einer OFCCP-Prüfung müssen Sie Einstellungsdaten vorlegen, einschließlich interner Unterlagen zu Ihren Einstellungspraktiken. Dazu gehören unter anderem Gehaltsdaten, Personalakten und andere Richtlinien und Verfahren. Seien Sie darauf vorbereitet, jederzeit geprüft zu werden, und machen Sie sich mit den Elementen des Prüfungsverfahrens vertraut. Wenn Sie im Vorfeld einer Prüfung gut vorbereitet sind, können Sie besser reagieren und den Prozess vorantreiben.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.