Wir werden häufig von Arbeitgebern kontaktiert, die erst lange nach Ablauf der Frist feststellen, dass sie es versäumt haben, der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) / dem Gemeinsamen Meldeausschuss einen EEO-1-Jahresbericht vorzulegen. Manchmal hat der Arbeitgeber mehrere Jahre lang keinen EEO-1-Bericht eingereicht - vielleicht sogar nie. Die typische erste Frage, die ein verlegener Personalleiter stellt, ist die nach den Konsequenzen, die das Versäumnis, einen EEO-1-Bericht einzureichen, nach sich ziehen kann.
Zwar gibt es spezifische gesetzliche und regulatorische Konsequenzen, doch sind diese "Zähne" der Durchsetzung gegenüber einem Arbeitgeber, der es versäumt, einen EEO-1-Bericht einzureichen, ziemlich schwach. Die vielleicht realere und bedeutsamere Konsequenz ist die praktische, dass ein EEO-1-Bericht auf Verlangen einer Bundesbehörde nicht vorgelegt werden kann, z. B. bei der Durchsetzungsprüfung eines Bundesauftragnehmers oder bei der Untersuchung einer Diskriminierungsklage eines Arbeitnehmers/ehemaligen Arbeitnehmers.
Wie kommt es dazu?
Obwohl das nationale EEO-1-Berichtsprogramm gut bekannt ist, versäumen es einige Unternehmen jedes Jahr, einen EEO-1-Bericht zu erstellen. Einige Arbeitgeber sind sich einfach nicht bewusst, dass sie eine jährliche Meldepflicht haben. Dies gilt vor allem für kleinere Unternehmen, die gemessen an der Mitarbeiterzahl knapp über der Erfassungsgrenze liegen. In anderen Fällen wechseln die Mitarbeiter der Personalabteilung, die mit der Erstellung und Einreichung des EEO-1-Berichts des Arbeitgebers betraut sind. Eine neue Personalvertretung weiß möglicherweise nicht einmal, was das EEO-1-Berichtsprogramm beinhaltet.
Vor einigen Jahren versäumten es viele Arbeitgeber, ihren EEO-1-Bericht einzureichen, als der Gemeinsame Meldeausschuss zum ersten Mal sein webbasiertes Meldesystem einführte und begann, die Online-Einreichung von EEO-1-Formularen zu akzeptieren. Von diesem Zeitpunkt an stellte die EEOC schließlich die Berichterstattung auf Papier ein. Infolgedessen warteten einige Personalleiter oder Unternehmenseigentümer jahrelang darauf, dass ein EEO-1-Formular in Papierform per Post eintraf (was nie geschah), um sich an die Einreichung des Jahresberichts zu erinnern. Praktisch die gesamte EEO-1-Berichtseinreichung wurde nun auf die elektronische Einreichung(www.eeoc.gov/employers/eeo1survey) umgestellt, es sei denn, ein Arbeitgeber stellt einen Antrag bei der EEOC, in dem er eine unbillige Härte für die elektronische Einreichung geltend macht. Wie auch immer dies geschieht, die Personalverantwortlichen fragen sich, welche Strafe für dieses Versäumnis droht.
Zurück zu den Grundlagen: Welche Arbeitgeber müssen einen EEO-1-Bericht einreichen?
Zunächst einmal: Müssen Sie überhaupt einen EEO-1-Bericht einreichen? Das EEO-1-Berichtsprogramm gibt es schon seit etwa 50 Jahren. Alle Arbeitgeber mit mindestens 100 Beschäftigten sind verpflichtet, einen jährlichen EEO-1-Bericht einzureichen. Ausgenommen sind staatliche und kommunale Behörden, öffentliche Schulsysteme, Hochschulen und lokale Gewerkschaften, für die jeweils ein eigenes Berichtsformular und ein eigener Zeitplan für die Einreichung gelten. Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer mit mindestens 50 Beschäftigten und einem Bundesauftrag oder Unterauftrag im Wert von mindestens 50.000 US-Dollar müssen ebenfalls einen jährlichen EEO-1-Bericht einreichen. Dies gilt auch für Finanzinstitute, die Gelder der Bundesregierung verwahren oder einen Bundesvertrag abschließen.
Trotz der jüngsten Kontroverse bleibt die Datenmeldung unverändert
Wenn Sie verpflichtet sind, einen EEO-1-Bericht einzureichen, was muss darin enthalten sein? Bei den Informationen, die in einem EEO-1-Bericht enthalten sein müssen, hat sich der Kreis geschlossen, und das Nettoergebnis ist heute unverändert gegenüber dem Stand der Dinge seit Jahrzehnten. Im Februar 2016 schlug die EEOC vor, von den betroffenen Arbeitgebern zu verlangen, die Menge der zu meldenden Daten erheblich zu erweitern. Die EEOC schlug vor, zusätzlich zu Ethnie und Geschlecht alle Arbeitnehmer in "Raster" von Gehaltsspannen einzuteilen. Dies hätte ein komplexes Formular mit bis zu 1.680 Zellen mit Daten zur Messung von Beruf, Geschlecht, Ethnie und Gehaltsspannen sowie der Gesamtzahl der Arbeitsstunden erfordert. Dieser Vorschlag wurde im August 2017 gestoppt, als das Office of Management and Budget (OMB) feststellte, dass diese zusätzlichen Daten gegen den Paperwork Reduction Act verstoßen. Insgesamt kam das OMB zu dem Schluss, dass der Vorschlag der EEOC zur Berichterstattung über die Entlohnung eine zu große Belastung darstellte und dass die Daten über die Entlohnung und die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter keinen ausreichenden praktischen Nutzen hatten, um es der EEOC und dem Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums zu ermöglichen, Beweise für eine Entgeltdiskriminierung zu finden. Infolgedessen sind die heute in einem EEO-1-Bericht gemeldeten Daten gegenüber den vergangenen Jahrzehnten unverändert.
Trotz all dieser Diskussionen besteht die einzige wesentliche Änderung darin, dass die "Momentaufnahme" der Belegschaft und das Fälligkeitsdatum nun eine Messung der Belegschaft eines Arbeitgebers in den Monaten Oktober bis Dezember eines Jahres ist, wobei die Frist für die Einreichung des Berichts der 31. März des Folgejahres ist.
Was ist der Rechtsbehelf bei Nichteinreichung der Unterlagen?
Abschnitt 709 (c) des Titels VII des Bürgerrechtsgesetzes von 1964 sieht vor, dass ein Gericht den Abschluss aller von der EEOC geforderten Berichte erzwingen kann. Dies spiegelt sich in einer EEOC-Verordnung wider, in der die Konsequenzen für einen Arbeitgeber festgelegt sind, der es versäumt, einen EEO-1-Bericht einzureichen:
- Jeder Arbeitgeber, der es versäumt oder sich weigert, den EEO-1-Bericht einzureichen, wenn er dazu aufgefordert wird, kann auf Antrag der Kommission durch Anordnung eines US-Bezirksgerichts zur Einreichung gezwungen werden.
29 C.F.R. §1602.9.
Wie Sie sich vorstellen können, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die EEOC angesichts von Haushaltskürzungen auf Bundesebene, Personalknappheit und der Zuweisung von Durchsetzungsressourcen für höhere Prioritäten ihre Mitarbeiter für Rechtsstreitigkeiten einsetzt, um einen Arbeitgeber zu zwingen, einen EEO-1-Bericht einzureichen, wahrscheinlich minimal. Obwohl die Konsequenzen in Titel VII und in den Durchführungsbestimmungen der EEOC klar dargelegt sind, ist die Durchsetzungskraft dieses Ereignisses daher wahrscheinlich schwach und gering.
Eine weitere Fälschung wäre, wenn ein bundesstaatlicher Auftragnehmer in EEO-1-Feld C.3. "Nein" ankreuzt und damit angibt, dass er kein bundesstaatlicher Auftragnehmer ist (um nicht in die Datenbank des OFCCP-Auswahlsystems aufgenommen zu werden). 
Darüber hinaus erfordert der EEO-1-Bericht selbst eine Bescheinigung über die Richtigkeit und Wahrhaftigkeit, ähnlich wie die Bescheinigung des Arbeitgebers auf dem Formular I-9. Ein Beispiel für eine EEO-1-Fälschung könnte ein Arbeitgeber sein, der die Selbstangaben seiner Mitarbeiter zur Ethnie ändert, um die Zahl der Minderheiten in seiner Belegschaft aufzublähen. Eine weitere Fälschung wäre, wenn ein Auftragnehmer auf Bundesebene in EEO-1-Feld C.3. "Nein" ankreuzt und damit angibt, dass er kein Auftragnehmer auf Bundesebene ist (um nicht in die Datenbank des OFCCP-Auswahlsystems aufgenommen zu werden). Nach Bundesrecht und den EEOC-Vorschriften ist die Strafe für eine vorsätzlich falsche Angabe in einem EEO-1-Bericht eine Geldstrafe, eine Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren oder beides (29 C.F.R. §1602.8, gemäß 18 U.S.C. §1001). Auch hier ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Bundesvollzugsbehörde eine Falschaussage entdeckt und dann ein Vollstreckungs-/Strafverfahren einleitet, um die Vorsätzlichkeit zu beweisen, wahrscheinlich gering.
Praktische Folgen der Nichtanmeldung
Die praktischere und realistischere Konsequenz, wenn ein Arbeitgeber einen EEO-1-Bericht für ein oder mehrere Jahre nicht einreicht, ist, dass er nicht in der Lage ist, den Durchsetzungsbemühungen der Bundesbehörden nachzukommen, und daher seine Glaubwürdigkeit bei einer Untersuchung verliert. Für Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer von Bundesbehörden, die von der OFCCP für eine Durchsetzungsprüfung ausgewählt werden, kann das Versäumnis, einen EEO-1-Bericht einzureichen, von großer Bedeutung sein. Bei jeder Vollzugsprüfung gibt die OFCCP eine Prüfungsmitteilung heraus, die von einer "Einzelaufstellung" begleitet wird, in der eine Vielzahl von Informationen und Dokumenten aufgeführt sind, die der Bundesregierung vorgelegt werden müssen. In Einzelaufstellung Nr. 15 werden insbesondere Kopien der jüngsten EEO-1-Berichte eines Auftragnehmers/Unternehmers auf Bundesebene verlangt ("Copies of your Employer Information Report EEO-1 (Standard Form 100 Rev.) for the last three years"). Wenn Sie die EEO-1-Berichte für die letzten drei Jahre nicht aufbewahren und einreichen, wird dies höchstwahrscheinlich zu einer Schlichtungsvereinbarung führen, da es sich um einen technischen Verstoß gegen die OFCCP-Vorschriften handelt. Und der Abschluss einer Schlichtungsvereinbarung kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die OFCCP in Zukunft eine weitere Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften einleitet.
Vielleicht noch wichtiger ist, dass dies beim OFCCP Compliance Officer einen negativen Eindruck hinterlässt. Mit anderen Worten: Wenn der geprüfte Auftragnehmer seiner Pflicht zur Erstellung des EEO-1-Berichts nicht nachgekommen ist, verstößt er möglicherweise auch gegen andere Verpflichtungen zur Nichtdiskriminierung und Chancengleichheit bei der Beschäftigung. Dieser Eindruck kann die Wahrnehmung des Compliance Officers über den Arbeitgeber in anderen, wichtigeren Aspekten der Durchsetzungsprüfung beeinflussen, z. B. bei der Suche des OFCCP nach Beweisen für die Benachteiligung von Frauen und/oder Minderheiten bei der Einstellung, Beförderung, Kündigung und Entlohnung der Arbeitnehmer des Auftragnehmers.
Für Auftragnehmer, die nicht auf Bundesebene tätig sind, kann das Versäumnis, einen EEO-1-Bericht einzureichen, ebenfalls erhebliche Folgen haben. Bei vielen individuellen Diskriminierungsvorwürfen, die von der EEOC untersucht werden (und in Gerichtsbarkeiten mit einer staatlichen Durchsetzungsstelle für Nichtdiskriminierung), kann die EEOC einen aktuellen EEO-1-Bericht anfordern, um die allgemeine demografische Zusammensetzung des Unternehmens zu ermitteln. Wenn die Diskriminierungsklage Vorwürfe der Diskriminierung aufgrund des Geschlechts oder der Ethnie beinhaltet (was sich auf die in einem EEO-1-Bericht gemeldeten Daten bezieht), wird es für einen Arbeitgeber schwierig sein zu argumentieren, dass die Informationen des EEO-1-Berichts für die Untersuchung irrelevant sind. Ist der Arbeitgeber gezwungen zuzugeben, dass er keinen EEO-1-Bericht vorlegen kann, wird das EEOC (oder die staatliche Behörde) wahrscheinlich eine ablehnende Haltung gegenüber der nichtdiskriminierenden Philosophie und Politik des Arbeitgebers einnehmen, was sich auf die subjektive Bewertung der Diskriminierungsvorwürfe durch den Ermittler auswirkt.
Schlussfolgerung
Titel VII und die EEOC-Verordnungen sehen eine Konsequenz für das Versäumnis vor, einen EEO-1-Bericht einzureichen. Es ist jedoch umständlich und unpraktisch für die Bundesregierung, die Erstellung eines EEO-1-Berichts vor Gericht durchzusetzen. Die praktische "Strafe" besteht darin, dass man bei der OFCCP oder der EEOC während einer Prüfung der Einhaltung der Vorschriften oder einer Untersuchung wegen Diskriminierung in Ungnade fällt, weil man zugeben muss, dass man den Bericht nicht eingereicht hat. Und die praktische "Strafe" ist wahrscheinlich eine ernsthaftere Konsequenz für einen Auftragnehmer oder einen anderen Arbeitgeber.
Der Autor, Gary Chamberlin, ist der Vorsitzende der Miller Johnson's Affirmative Action & Government Contractors Practice Group. Bei Fragen zu diesem Artikel oder zu OFCCP/affirmative action and government contractor compliance matters wenden Sie sich bitte direkt an Gary unter [email protected] oder (616) 831-1709. Weitere Ressourcen finden Sie auf der Website von Miller Johnson(www.millerjohnson.com).
Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen wurden ausschließlich zu Informationszwecken erstellt. Sie stellen weder eine Rechtsberatung dar noch sollen sie eine Beziehung zwischen Anwalt und Mandant begründen oder herstellen. Leser, die spezifische Fragen oder Probleme haben, sollten ihren Anwalt konsultieren, bevor sie auf der Grundlage von Informationen oder Materialien handeln.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
