Der Town-Hall-Aktionsplan der OFCCP: Eine Antwort auf die Bedenken der Auftragnehmer oder der knallharte Bericht der US-Kammer?

Am 1. Mai 2018 veröffentlichte das Office of Federal Contract Compliance Programs einen Town-Hall-Aktionsplan (der "Plan"). In der Ankündigung des OFCCP zum Plan wird dieser als Ergebnis des Feedbacks und der Erkenntnisse der Teilnehmer beschrieben, die während der drei im Jahr 2017 abgehaltenen Town Halls zur Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften gewonnen wurden. In dem Plan heißt es, dass diese Rückmeldungen und Erkenntnisse "zur Identifizierung von drei allgemeinen Schwerpunktbereichen führten: Schulung, Kommunikation und Vertrauen", die die OFCCP durch drei Initiativen erreichen will:
 

1. Überprüfung und Verbesserung der Materialien zur Unterstützung von Auftragnehmern bei der Einhaltung von Vorschriften;
2. Bewertung und Verbesserung der Qualität der Aus- und Fortbildung von Vertragspartnern und Beauftragten für die Einhaltung der Vorschriften; und
3. Verbesserung der Transparenz und der Kommunikation mit den Akteuren der Agentur.

Für jede der Initiativen skizzierte die OFCCP einen Aktionsplan und beschrieb die initiativspezifischen Anstrengungen, die sie zu unternehmen gedenkt, um in den Bereichen Schulung, Kommunikation und Vertrauen "sinnvolle Veränderungen" zu erreichen. Die OFCCP-Zusammenfassung der Ergebnisse, eine "nicht erschöpfende Liste der von der OFCCP vorgeschlagenen Ergebnisse" zur Verwirklichung der einzelnen Initiativen, mit der die Bekanntmachung schließt, wiederholt im Wesentlichen in einer knapp formulierten Aufzählung von Punkten dieselben Bemühungen, die im Aktionsplan beschrieben werden.

Während wir hoffen, dass die OFCCP einen proaktiven Schritt unternommen hat, um auf die Bedenken der Auftragnehmer zu reagieren, bleiben wir skeptisch, dass die Town Halls 2017 der einzige Anstoß für den Plan waren. Zu diesem Zweck werden in diesem Überblick andere Faktoren analysiert, die den Plan ausgelöst haben könnten, sowie die Frage, was der Plan - realistischerweise - für Auftragnehmer bedeuten könnte.

Der Bericht des GAO vom September 2016

Auf der Website der OFCCP heißt es eindeutig, dass die drei Town-Hall-Sitzungen Ende des Geschäftsjahres 2017 "als Reaktion auf den Bericht des Government Accounting Office vom September 2016" stattfanden: Strengthening Oversight Could Improve Federal Contractor Nondiscrimination Compliance". Im Rahmen der Bewertung der Durchsetzungs- und Compliance-Unterstützungsmaßnahmen der OFCCP sprach das GAO mit Vertretern von vierzehn nationalen Arbeitgeberorganisationen, die die Interessen von Auftragnehmern vertreten, dreizehn Bürgerrechtsanwälten und Organisationen, die geschützte Gruppen vertreten, sowie vierundzwanzig Auftragnehmern - vier in jeder der sechs Regionen der OFCCP. Ausgestattet mit den Rückmeldungen der Interessenvertreter heißt es im Eröffnungsschreiben des GAO zu dem Bericht: "Die Interessenvertreter, darunter auch einige aus der Gemeinschaft der Bundesvertragsnehmer, sind besorgt darüber, dass die Bemühungen der OFCCP den Vertragspartnern einen übermäßigen Aufwand für die Einhaltung der Vorschriften auferlegen, einschließlich der ihrer Meinung nach zu weit gefassten und unnötigen Dokument- und Datenergebnisse sowie der unangemessen zahlreichen und langwierigen Bewertungen der Einhaltung der Vorschriften."

Der GAO-Bericht schließt mit der Feststellung, dass die OFCCP die Durchsetzung der Vorschriften als "vorherrschenden Ansatz" zur Erfüllung ihres Auftrags verwendet hat, und deutet darauf hin, dass es an Aufklärungsarbeit, Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften und an Leitlinien mangelt, so dass die OFCCP möglicherweise eine wichtige Gelegenheit zur Einflussnahme verpasst. Das GAO empfahl der OFCCP unter anderem folgende Maßnahmen: Schulungen für neue Mitarbeiter und Weiterbildungsmaßnahmen für Compliance-Beauftragte, Ermittlung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Informationen für Bundesauftragnehmer und Bewertung bestehender Leitlinien für Auftragnehmer, um sicherzustellen, dass Auftragnehmer über hilfreiche Informationen verfügen. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die Town Halls der OFCCP im September 2017

Genau ein Jahr nach der Veröffentlichung des kritischen Berichts des GAO über die unterdurchschnittlichen Durchsetzungs- und Unterstützungsmaßnahmen der OFCCP und nur wenige Tage vor dem Ende des OFCCP-Haushaltsjahres 2017 veranstaltete die OFCCP drei Town Halls: 19. September (Washington, DC), 26. September (San Francisco, CA) und 28. September (Chicago, IL). Die Einladung zu den Town Halls richtete sich allgemein an die Unternehmergemeinschaft, wobei der Zweck der Town Hall Meetings darin bestand, Beiträge der Unternehmer zu sammeln und Möglichkeiten zur Verbesserung der Unterstützung der OFCCP bei der Einhaltung der Vorschriften zu ermitteln. Die Treffen standen der Öffentlichkeit offen, waren aber "von besonderem Interesse für Personalleiter, Spezialisten für Chancengleichheit bei der Beschäftigung, Chief Compliance Officers und andere Mitarbeiter, die direkt damit befasst sind, die Einhaltung der OFCCP-Anforderungen in ihrem Unternehmen sicherzustellen".

 Der Moderator ermutigte die Teilnehmer, ... die OFCCP bei der Entwicklung von Instrumenten und Ressourcen zu unterstützen, die Auftragnehmer über ihre Compliance-Anforderungen aufklären und ihnen dabei helfen, diese einzuhalten.

Ein professioneller Moderator, der mit Giuffrida Associates, einem GSA-Auftragnehmer, verbunden ist, leitete jede Town Hall. Laut der OFCCP's Compliance Assistance Town Hall Executive Summary bat der Moderator um Ideen, wie die bestehende Unterstützung der OFCCP bei der Einhaltung von Vorschriften praktischer gestaltet werden kann und wie neue Wege für eine bessere Zusammenarbeit gefunden werden können. Der Moderator ermutigte die Teilnehmer, spezifisches Feedback und Vorschläge einzubringen, um die OFCCP bei der Entwicklung von Instrumenten und Ressourcen zu unterstützen, die die Auftragnehmer über ihre Compliance-Anforderungen aufklären und ihnen helfen, diese einzuhalten. Die Vorgehensweise des Moderators scheint ein aufrichtiger Versuch zu sein, uns zu helfen, Ihnen zu helfen". Nun, Timing ist alles.

Der Bericht der Kammer vom September 2017

Um es mit den Worten der amerikanischen Baseball-Legende Yogi Berra zu sagen: "Man muss nicht stark schwingen, um einen Home Run zu schlagen. Wenn man das richtige Timing hat, geht er durch."

Zwei Tage nach der ersten Town Hall der OFCCP in Washington, DC, veröffentlichte die US-Handelskammer eine scharfe Kritik an der OFCCP. Der dreiteilige Bericht mit dem Titel"Office of Federal Contract Compliance Programs: Right Mission, Wrong Tactics"(Richtige Mission, falsche Taktik) untersuchte die Geschichte des OFCCP, gab einen Einblick in die Situation eines Auftragnehmers, der von einem OFCCP-Audit betroffen ist, und empfahl spezifische Maßnahmen, die das OFCCP ergreifen sollte, um seine Durchsetzungsbemühungen und seine Beziehungen zu den Auftragnehmern zu verbessern.

Die Kammer begann ihren Bericht mit dieser unnachsichtigen Beschreibung der Agentur:
 

• Die OFCCP ist zu einer Behörde geworden, die sich mehr darauf zu konzentrieren scheint, aufsehenerregende Schlagzeilen zu machen und hochdotierte Vergleiche abzuschließen, als einfach nur ihre bewundernswerte, wenn auch zuweilen unrühmliche Aufgabe zu erfüllen. Wie dieses White Paper zeigt, ist die OFCCP zu oft feindselig gegenüber der regulierten Gemeinschaft, ignoriert die unzähligen und effektiven Diversitätsbemühungen der Auftragnehmer, führt übermäßig ausgedehnte und unvernünftige Fishing Expeditions nach Beschäftigungsdaten durch und betreibt Schlichtungsbemühungen, die man akzeptieren kann oder nicht.

Zu den Feststellungen der Kammer heißt es in dem Bericht:
 

• Die OFCCP scheint die Aufsicht über die Regional- und Distriktbüros aufgegeben zu haben. Es besteht wenig Übereinstimmung zwischen den Prüfungen in Bezug auf den Schwerpunkt, die Produktionsanforderungen an die Auftragnehmer und die erforderlichen Abhilfemaßnahmen.
• Die OFCCP ist dazu übergegangen, wie eine kleine Anwaltskanzlei zu agieren, die sich ausschließlich auf die Feststellung von Diskriminierung konzentriert und nicht mehr auf die Zusammenarbeit mit den Vertragspartnern.
• Es hat den Anschein, dass die Agentur Kooperation und Schlichtung als Begriffe betrachtet, die es zu vermeiden gilt.
• Die Partnerschaft zwischen der OFCCP und den Auftragnehmern wurde durch die Weigerung der Agentur ersetzt, vorläufige Ergebnisse des Bewertungsprozesses offenzulegen, geschweige denn konstruktiv zu diskutieren.

Die letzte bissige Bemerkung der Kammer in ihrer Zusammenfassung der Ergebnisse bezieht sich auf den Bericht des GAO vom September 2016: "Symptomatisch für die Abkehr der OFCCP von ihrem ursprünglichen Auftrag war ihre offenkundige Entscheidung, ihre 'Aktivitäten zur Unterstützung der Einhaltung der Vorschriften' ganz aufzugeben."

Die Kammer skizzierte drei wichtige Schritte für die OFCCP in der Zukunft", die in der Praxis bedeuten, dass die Agentur drei große Schritte weg von der derzeitigen Praxis machen muss:
 

• (1) die "undurchsichtige und zuweilen offen feindselige Vorgehensweise" aufzugeben und zu ihrer "mandatierten neutralen Durchsetzungsrolle" zurückzukehren;"
• (2) Rückkehr zu einer "ganzheitlicheren Bewertung" der Bemühungen der Vertragspartner und
• (3) Rückzug aus dem derzeitigen "Zahlenspiel" der Agentur.

Anschließend präsentierte die Kammer "vernünftige Empfehlungen" auf einer detaillierteren Ebene. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Bericht der Kammer, praktisch noch mit feuchter Tinte vor dem ersten von drei Rathäusern und an der Schwelle zu einer neuen Verwaltung, einen empfohlenen Aktionsplan mit übergreifenden Themen wie Kohärenz und Transparenz darlegt.

Der Town-Hall-Aktionsplan könnte sich mehr auf den Kammerbericht als auf die Town Halls stützen

Die Town-Hall-Teilnehmer könnten anekdotische Ideen geliefert haben, um die bestehende, wenn auch wohl aufgegebene Unterstützung der OFCCP bei der Einhaltung der Vorschriften praktischer und kooperativer zu gestalten. Es scheint jedoch wahrscheinlicher, dass der Town-Hall-Aktionsplan der OFCCP eine direkte Antwort auf den Bericht der Kammer darstellt.

Ein typisches Beispiel:
 

1. Die Kammer empfahl der OFCCP, die Leitfäden zu überarbeiten, um sie kohärenter zu gestalten, mehr Transparenz bei Untersuchungen zu ermöglichen und mehr Klarheit über die Zuständigkeit der OFCCP zu schaffen.
    
   • Im Rahmen seiner Initiative zur "Überprüfung und Verbesserung der Unterstützung von Auftragnehmern bei der Einhaltung von Vorschriften" schlägt der Plan vor, mehrere veraltete Leitfäden für Auftragnehmer zu aktualisieren und zu ersetzen und "Materialien zur Unterstützung von Auftragnehmern bei der Einhaltung von Vorschriften" zu entwickeln oder neu zu gestalten, um Auftragnehmer "über ihre Pflichten" aufzuklären und ihnen zu helfen, "ihre Pflichten im Rahmen der Gesetze, die die OFCCP durchsetzt, umzusetzen".

     Um "die Transparenz und Kommunikation zu verbessern", wird die OFCCP laut Plan außerdem (1) einen "Fahrplan" erstellen, einen schriftlichen Leitfaden für Auftragnehmer, um "die Transparenz der Arbeit der OFCCP zu verbessern"; (2) Leitlinien für Indikatoren für Verstöße, ergänzende Datenanfragen der OFCCP und Selbsteinschätzungen zur Vergütung entwickeln; und (3) ein Dokument im Stil einer "Bill of Rights" erstellen, in dem dargelegt wird, was Auftragnehmer "während einer Zusammenarbeit mit der OFCCP" erwarten können.

2. Die Kammer empfahl der OFCCP, Leitlinien oder Vorschriften einzuführen, um klare Parameter für OFCCP-Untersuchungen festzulegen und einheitliche Praktiken in allen Büros zu fördern.
    
   • In dem Plan heißt es, dass die OFCCP einen einheitlichen Ansatz für die Verwendung von Vorabbestimmungsmitteilungen (Predetermination Notices, PDN) bei Compliance-Bewertungen eingeführt hat, um eine einheitliche Vorgehensweise in den Regional- und Distriktbüros zu erreichen und die Transparenz zu erhöhen, so dass die Auftragnehmer die Möglichkeit haben, während einer Untersuchung auf vorläufige Ergebnisse zu reagieren.

     Der Plan widmet eine von drei Initiativen der Bewertung und Verbesserung der Qualität der Schulung und Ausbildung von Auftragnehmern und Compliance-Beauftragten. Der Plan schlägt insbesondere eine landesweit standardisierte Schulung vor, die ein Qualifikationsdefizit beheben, ein Kompetenzmodell für alle Compliance-Beauftragten einführen und so landesweit für Konsistenz zwischen den Regional- und Bezirksämtern sorgen soll.

3. Die Kammer schlug vor, dass die OFCCP wieder mit den Auftragnehmern in Kontakt treten sollte.
    
   • Der Plan sieht die Wiederbelebung eines Ombudsmann-Programms vor, um "Kommunikations- und Vertrauensprobleme" zwischen der OFCCP und den Auftragnehmern zu lösen. Der Plan schlägt auch die Schaffung eines Anerkennungsprogramms vor, um "einen oder mehrere solide und erfolgreiche" Auftragnehmer öffentlich anzuerkennen, "als Vorbild für andere Auftragnehmer".

Wie gezeigt, geht der Town-Hall-Aktionsplan der OFCCP direkt auf viele der schärfsten Kommentare des Chamber Reports ein. Es ist zweifelhaft, dass die OFCCP und ihr Town-Hall-Vermittler die harsche Kritik der Kammer nicht zur Kenntnis genommen haben. Wenn ein Zusammenhang zwischen dem Bericht der Kammer und dem Plan besteht, kann dies die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die OFCCP die "nicht erschöpfende" Liste der vorgeschlagenen Ergebnisse des Plans als vorrangig betrachtet.

Fazit - Was bedeutet das für Unternehmer?

Die OFCCP hat in ihrer Haushaltsbegründung für 2019 eine Kürzung des Haushalts um 12 % und einen Personalabbau von 14 % für das Geschäftsjahr 2019 beantragt. Obwohl es scheint, dass die Behörde einen "mehr mit weniger"-Ansatz vorschlägt, deuten die Details des Antrags auch darauf hin, dass sich die OFCCP auf einige der Prioritäten konzentrieren wird, die den Empfehlungen der Kammer entsprechen und die im Town Hall Action Plan vorgeschlagen werden. Zum Beispiel:
 

• Erlangung der Akkreditierung durch Dritte für seine Schulungsprogramme für Auftragnehmer und Compliance-Beauftragte.
• Investition und Implementierung von Software und Lizenzen für ein 1-800 Helpdesk- und Kundenbeziehungsmanagementsystem.
• Entwicklung eines Anerkennungsprogramms für Auftragnehmer, um Auftragnehmer für die besten oder vorbildlichen allgemeinen Programme zur Einhaltung der Vorschriften, das beste Programm für Beschäftigungspraktiken für Behinderte gemäß Abschnitt 503 und das beste Programm für Veteranen gemäß VEVRAA auszuzeichnen. Den Empfängern wird eine einmalige Befreiung von der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften für einen Zeitraum von bis zu fünf Jahren gewährt.
• Einführung der Online-Community of Practice für Auftragnehmer - eine Online-Community, in der Auftragnehmer zusammenkommen, um zu lernen, sich auszutauschen und zusammenzuarbeiten.

Dies ist nicht notwendigerweise der endgültige Haushalt, den der Kongress genehmigen wird, aber es gibt Anlass zur Hoffnung und zeigt, dass die OFCCP für Rückmeldungen offen ist und einige der pragmatischen und praktischen Vorschläge, die von der US-Kammer und den Vertragspartnern empfohlen wurden, ernsthaft in Betracht zieht. Solange die OFCCP jedoch keine tatsächlichen "bedeutsamen Änderungen" vornimmt, sollten die Auftragnehmer weiterhin Fragen stellen, sich gegebenenfalls wehren und der Idee einer Zusammenarbeit mit der OFCCP aufgeschlossen gegenüberstehen, wenn diese sich offenbar bemüht, sich zu engagieren und transparent zu sein.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.